Offertmall: komplett mall för offert – med RUT, ROT och villkor

Med en bra offertmall slipper du börja från noll varje gång en kund hör av sig. Du skickar offerter snabbare, glömmer inga viktiga uppgifter och ser mer professionell ut än konkurrenten som svarar med ett pris i ett sms.

Här får du en komplett mall att kopiera, förklaringar till varje del, anpassningar för städ, flytt, bygg, VVS, el och fönsterputs samt räkneexempel med RUT-avdrag. Mallen fungerar lika bra i Word eller Google Docs som i ett offertsystem.

Vad ska en offertmall innehålla?

En offertmall ska innehålla alla fält som krävs för att kunden ska kunna fatta beslut och för att du ska kunna fakturera och begära RUT eller ROT utan kompletteringar. Tabellen visar vilka fält som är nödvändiga och vilka som är starkt rekommenderade.

Fält	Nödvändigt eller rekommenderat	Kommentar
Offertnummer och datum	Nödvändigt	Unikt nummer gör det enkelt att hänvisa rätt
Företagsnamn, org.nr, momsreg.nr	Nödvändigt	Visar vem kunden gör affär med
Godkänd för F-skatt	Starkt rekommenderat	Företaget måste ha F-skatt för att RUT/ROT ska gälla
Kundens namn och adress	Nödvändigt	Adressen där arbetet utförs om den skiljer sig
Personnummer	Nödvändigt vid RUT/ROT	Behövs när du begär utbetalning
Fastighetsbeteckning eller BRF	Nödvändigt vid ROT	Fastighetsbeteckning, eller föreningens org.nr och lägenhetsnummer
Arbetsbeskrivning	Nödvändigt	Konkret, mätbar och avgränsad
Ingår inte	Rekommenderat	Förebygger missförstånd
Prisspecifikation	Nödvändigt	Arbete, material, resor och övrigt på egna rader
Moms och totalpris	Nödvändigt	Inklusive moms till privatpersoner
Pris efter RUT/ROT	Rekommenderat	Det belopp kunden faktiskt jämför
Giltighetstid	Rekommenderat	Annars gäller offerten under ”skälig tid”
Tidplan	Rekommenderat	Datum, tid eller beräknad arbetstid
Betalningsvillkor	Nödvändigt	Förfallodag och betalsätt
Villkor	Rekommenderat	Avbokning, tilläggsarbeten, garanti
Godkännande	Rekommenderat	Hur och till vem kunden svarar ja

Offertmall att kopiera

Kopiera texten nedan och ersätt det som står inom hakparentes. Ta bort rader som inte är relevanta för ditt uppdrag, men behåll strukturen.

1. Sidhuvud

OFFERT nr [OF-2026-001] – Datum: [2026-10-01] – Giltig till: [2026-10-31]

[Företagsnamn AB], org.nr [556xxx-xxxx], momsreg.nr [SE556xxxxxxx01]. Godkänd för F-skatt. [Adress], [telefon], [e-post], [webbplats].

2. Kund och arbetsplats

Kund: [Namn], [adress], [telefon], [e-post]. Personnummer (vid RUT/ROT): [ÅÅÅÅMMDD-XXXX].

Arbetsplats: [adress om annan än ovan]. Fastighetsbeteckning eller BRF och lägenhetsnummer (vid ROT): [uppgift].

3. Uppdrag

Beskrivning: [Vad som ska göras, var och med vilket resultat. Ange mått, antal, material och metod.]

Ingår: [punkt 1], [punkt 2], [punkt 3].

Ingår inte: [punkt 1], [punkt 2].

Tidplan: [Startdatum], beräknad tid [X timmar eller dagar], [antal personer].

4. Prisspecifikation

Post	Antal	À-pris exkl. moms	Summa exkl. moms
Arbete [beskrivning]	[timmar]	[kr]	[kr]
Material [beskrivning]	[st]	[kr]	[kr]
Resor och transport	[st]	[kr]	[kr]
Summa exkl. moms			[kr]
Moms 25 %			[kr]
Totalt inkl. moms			[kr]
Preliminärt RUT-/ROT-avdrag			−[kr]
Att betala efter avdrag			[kr]

5. Villkor

Prisform: [Fast pris / Löpande räkning, beräknat till X timmar / Takpris]. Betalning: [10] dagar netto mot faktura via [bankgiro/Swish]. Avbokning: [Kostnadsfri senast X dagar före start]. Tilläggsarbeten: Utförs endast efter skriftligt godkännande och debiteras [timpris/enligt ny offert]. RUT/ROT: Avdraget är preliminärt. Om Skatteverket inte godkänner hela eller delar av avdraget betalar kunden mellanskillnaden. Garanti: [villkor].

6. Godkännande

Godkänn offerten genom att [klicka på ”Godkänn” / svara på detta mejl / signera nedan] senast [datum]. Kontaktperson: [Namn], [telefon].

Hur anpassar du offertmallen för din bransch?

Strukturen är densamma i alla branscher, men arbetsbeskrivningen och vilka uppgifter du behöver från kunden skiljer sig. Tabellen visar vad du bör lägga till.

Bransch	Lägg till i mallen	Avdrag
Städ	Yta i kvm, antal rum, frekvens, vad som ingår i varje städning, nyckelhantering	RUT
Flyttstäd	Yta, ugn och frys, fönster, förråd, balkong, garanti vid besiktning	RUT
Flytt	Två adresser, våningsplan, hiss, bärsträcka, volym, packning, emballage	RUT på arbetet
Fönsterputs	Antal fönster och sidor, spröjs, höjd, stege eller lift, karmar	RUT
Bygg	Etapper, ritning, ÄTA-hantering, fastighetsbeteckning, bortforsling	ROT
VVS	Produkter och modeller, rivning, tätskikt, besiktning	ROT på arbetet
El	Omfattning, produkter, att arbetet utförs av registrerat elinstallationsföretag	ROT på arbetet

Flyttofferter har ofta två adresser och flera tjänster i samma offert, till exempel flytt, packning och flyttstädning. Se till att mallen har plats för både från- och tilladress och att varje tjänst står på egen rad, så att avdraget blir rätt. Hur avdraget räknas går vi igenom i guiden om RUT-avdrag.

Hur räknar man pris i en offertmall med RUT-avdrag?

Räkna ut arbetskostnaden inklusive moms, ta 50 procent av den som RUT-avdrag och dra av det från totalpriset. Material och resor ingår inte i avdragsunderlaget.

För bygg, VVS och el räknar du på samma sätt men med 30 procent ROT-avdrag. Tänk på att ROT bara gäller den som äger bostaden, och att fastighetsbeteckning eller bostadsrättsförening måste finnas med.

Offertmall i Word, Excel eller offertsystem – vad passar bäst?

Word eller Google Docs räcker om du skickar ett fåtal offerter i månaden. Skickar du flera i veckan sparar ett offertsystem tid, eftersom priser, avdrag och kunduppgifter fylls i automatiskt.

Alternativ	Fördelar	Nackdelar
Word / Google Docs	Gratis, flexibelt, snyggt	Manuell räkning, lätt att glömma uppdatera fält
Excel / Google Sheets	Formler räknar moms och avdrag	Svårare att få professionell layout
Offertsystem	Sparade tjänster, automatisk RUT/ROT, digitalt godkännande, uppföljning	Månadskostnad

I OffertBox sparar du dina tjänster med rätt skattetyp, till exempel RUT (50 %) eller ROT, så räknas avdraget ut automatiskt i varje offert. Kunden ser offerten med din logotyp, godkänner digitalt och offerten blir en bokning. Du ser också när kunden öppnat offerten och kan låta en automation skicka påminnelse. Jämför upplägg och priser.

Vilka villkor ska stå i en offertmall?

De viktigaste villkoren är giltighetstid, prisform, betalningsvillkor, avbokning, hur tilläggsarbeten hanteras och vad som händer om avdraget nekas. Villkor som saknas kan tolkas till din nackdel.

• Giltighetstid – till exempel 30 dagar. Kortare om materialpriser svänger.
• Prisform – fast pris, löpande räkning eller takpris. Mot konsument får ett ungefärligt pris normalt inte överskridas med mer än 15 procent enligt konsumenttjänstlagen.
• Betalning – förfallodag, betalsätt och eventuell delbetalning vid större jobb.
• Avbokning och ombokning – när det är kostnadsfritt och vad det kostar senare.
• Tilläggsarbeten – utförs bara efter skriftligt godkännande.
• RUT/ROT – kunden betalar mellanskillnaden om avdraget nekas.
• Skador och försäkring – att du har ansvarsförsäkring och hur skador anmäls.
• Standardavtal – i bygg kan du hänvisa till exempelvis Hantverkarformuläret mot konsument.

Vilka fel är vanligast i offertmallar?

Det vanligaste felet är att mallen är för generell. Den har alla fält men för lite plats för det som gör offerten unik: en konkret beskrivning av just det här jobbet.

• Gamla priser eller momssatser ligger kvar från förra kunden.
• RUT eller ROT räknas på totalpriset i stället för bara på arbetet.
• Fältet för giltighetstid lämnas tomt.
• ”Ingår inte” saknas helt.
• Offerten är en PDF på fyra sidor när kunden bara vill se pris, datum och vad som ingår – lägg det viktigaste först.

Hur får du fler ja med samma offertmall?

Mallen ger struktur, men det är hur snabbt och tydligt du använder den som avgör. De här vanorna gör störst skillnad:

1. Svara samma dag: Kunden som begär offert från flera företag väljer ofta den som hör av sig först med ett tydligt pris.
2. Lägg det viktigaste överst: Pris efter avdrag, datum och vad som ingår ska synas utan att kunden behöver bläddra.
3. Skriv kundens eget ord: Upprepa det kunden bad om – ”tömning av förråd”, ”ny blandare i köket” – så känner hen igen sig.
4. Gör godkännandet enkelt: En knapp eller ett kort svar räcker. Varje extra steg tappar kunder.
5. Följ upp: Påminn efter två–tre dagar och notera varför offerter avvisas, så kan du justera mallen över tid.

Vanliga frågor om offertmall

Finns det en gratis offertmall?

Ja, mallen i den här artikeln är fri att kopiera till Word, Google Docs eller ditt eget system. Anpassa arbetsbeskrivningen och villkoren efter din bransch.

Måste F-skatt stå i offerten?

Det är inget formellt krav i själva offerten, men kunden vill veta det och det krävs för RUT och ROT. Skriv ”Godkänd för F-skatt” i sidhuvudet. Läs mer om F-skatt.

Ska offerten visa pris med eller utan moms?

Till privatpersoner ska priset anges inklusive moms. Till företag är det vanligt att ange pris exklusive moms, men skriv tydligt vilket som gäller.

Hur lång ska en offert vara?

Så kort som möjligt men så lång som behövs. En städ- eller flyttoffert ryms ofta på en sida, medan en badrumsrenovering kräver mer detaljerad beskrivning och tidplan.

Vad är skillnaden mellan offertmall och fakturamall?

Offerten är ett erbjudande innan jobbet, fakturan ett betalningskrav efter. Uppgifterna överlappar, så en bra offert gör faktureringen snabbare. Läs också hur du skriver en offert steg för steg.

Källor och mer information: Skatteverket (RUT, ROT och F-skatt), Verksamt (regler för företagare), Elsäkerhetsverket (elinstallationsföretag).