Program för städfirma. Återkommande städ i ett schema.
Ett program för städfirma håller ordning på återkommande besök, platsinstruktioner och checklista per kund, in- och utcheckning på plats och offerter med RUT på arbetskostnaden. OffertBox är ett svenskt system för serviceföretag, med offert, bokning, schema och löneunderlag på samma ställe. Hemstäd varje vecka, kontorsstäd varannan och flyttstädning när den dyker upp ligger i samma schema. Testa gratis i 14 dagar utan kreditkort.
Återkommande städ i schemat.
Lägg in det en gång.
Lägg upp städuppdraget en gång
Ange kund, adress, tjänst och tid. Välj om uppdraget gäller varje vecka, varannan vecka, en gång i månaden eller ett enstaka jobb.
Se hela månaden i schemat
De återkommande uppdragen syns vecka för vecka i schemat, så att du ser beläggningen direkt i stället för att bygga om ett Excel-ark.
Rätt städare på rätt pass
Du tilldelar personal per uppdrag och ser vem som har luckor. Med Skicka SMS till personal får teamet tid och adress, och platsinstruktionerna står på bokningen.
Kunden påminns automatiskt
Bekräftelse och påminnelse dagen innan går ut via e-post och SMS, så att kunden vet när städet kommer.
Checklista på bokningen.
Godkänt på plats.
Varje bokning i OffertBox har en checklista och platsinstruktioner som portkod, våning och dörr. Städpersonalen bockar av rum för rum, checkar ut när jobbet är klart och kunden signerar kundgodkännandet direkt på plats.
Platsinstruktioner: Portkod 4417, tredje våningen, dörr till höger. Katten är hemma, håll altandörren stängd.
- KökBänkar, spis, micro och fronter
- BadrumKakel, dusch, toalett och spegel
- GolvDammsugning och våttorkning
- FönsterFönsterbänkar och insida av fönster
- DamningLister, lampor och fria ytor
Schema för städpersonal.
Hela dagen på en skärm.
I OffertBox ser städfirman vem som städar var, när teamen har luckor och vilka pass som återstår. Städpersonalen checkar in och ut på arbetsplatsen, och OffertBox räknar arbetade timmar och minuter automatiskt.
Dagens städuppdrag i Malmö
Team ATeam BTeam CTorsdag 24 september
Arbetad tid idag
Personalen checkar in och ut på plats. Timmar och minuter räknas automatiskt och blir löneunderlag per anställd.
RUT-avdrag direkt i offerten.
Påminnelser som sköter sig själva.
OffertBox räknar RUT-avdraget i offertflödet, så att kunden ser vad hen faktiskt betalar. Bekräftelser, påminnelser och uppföljningar går ut via e-post och SMS utan att du behöver komma ihåg dem.
RUT-avdrag för städning: 50 % av arbetskostnaden
Automatiska påminnelser via e-post och SMS
Hej Johan! Påminnelse om hemstädning imorgon onsdag kl. 08:00. Hälsningar, Nordvik Flytt & Städ
Vad ska ett program för städfirma klara?
Ett program för städfirma ska klara upprepning och variation. Besök kommer tillbaka varje vecka men måste gå att flytta, och instruktionerna ska följa med när städaren byts. Lägg till checklista per kund, in- och utcheckning, löneunderlag och RUT i offerten. Vid flyttstädning behövs också kundens signatur, eftersom den ofta besiktigas.
Återkommande besök
Hemstäd och kontorsstäd kommer tillbaka varje eller varannan vecka.
Platsinstruktioner
Nycklar, portkoder, husdjur och önskemål skiljer sig per kund.
Checklista per kund
Kunden förväntar sig samma resultat varje gång.
In- och utcheckning
Visar att besöket blev av och hur lång tid det tog.
Löneunderlag
Många korta besök per dag ger mycket tid att räkna ihop.
RUT i offerten
Privatkunder jämför pris efter avdrag. Avdraget gäller bara arbetskostnaden.
Kundens signatur
Flyttstädning besiktigas ofta, och frågor kommer efteråt.
Hur rutavdraget räknas går vi igenom i guiden om RUT-avdrag. Källa: Skatteverket, Så fungerar rutavdraget, hämtat 28 september 2026. Uppgifterna gäller vid publiceringsdatum. Kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket.
Städfirma med lappar och Excel,
eller ett enda flöde.
När en städfirma växer är det de lösa trådarna som faller mellan stolarna. Med OffertBox samlas offert, schema, personal och kundkommunikation på bokningen i stället.
Utan OffertBox
- Portkoder och nycklar på lappar
- Återkommande jobb i ett Excel-ark
- SMS till personalen, ett i taget
- Tidrapporter på papper i slutet av månaden
- Diskussioner i efterhand om vad som städades
Med OffertBox
- Platsinstruktioner, checklista och kommentarer samlade på bokningen
- Återkommande uppdrag planerade i schemat
- Personalen får tid och adress via SMS eller e-post
- Arbetade timmar blir löneunderlag per anställd, som PDF
- Kunden signerar kundgodkännandet när städet är klart
Hur väljer du ett program för städfirma?
Välj ett program för städfirma genom att testa det med en av dina städare, eftersom det är städaren som använder det flest gånger om dagen. Lägg upp tre typiska kunder under provperioden: en hemstädkund, en flyttstädning och en kontorskund. Då ser du om programmet passar hela verksamheten eller bara en del.
Frågor att ställa till varje program du testar
- Hur lägger du upp en kund som städas varannan vecka, och hur flyttar du ett enskilt besök?
- Följer platsinstruktionerna med när du byter städare?
- Går det att ha en checklista per bokning med kundens egna moment?
- Kan städaren checka in och ut på plats, och blir tiden löneunderlag per anställd?
- Räknas RUT bara på arbetskostnaden i offerten?
- Kan kunden godkänna offerten digitalt och signera när städet är klart?
- Synkar schemat med den kalender personalen redan använder?
- Hur når du supporten när en städare är sjuk en måndag morgon?
Vanliga frågor om OffertBox
för städfirmor.
Hittar du inte svaret? Skriv till support@offertbox.se så hjälper vi dig, måndag till fredag 09:00–17:00.
Kan jag planera återkommande städ i OffertBox?
Ja. Du planerar återkommande städuppdrag i schemat, till exempel hemstäd varje vecka eller kontorsstäd varannan vecka, med kund, adress, tid och personal. Schemat kan också tas ut som PDF till teamet.
Hur fungerar RUT-avdraget för städning?
RUT-avdraget ger kunden högst 50 procent avdrag på arbetskostnaden, upp till 75 000 kr per person och år, för hushållsnära tjänster som hemstädning, fönsterputs och flyttstädning. I OffertBox räknas avdraget i offertflödet, så att kunden direkt ser vad hen betalar. Resterande del begär företaget sedan från Skatteverket. Uppgifterna gäller vid publiceringsdatum. Kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket om rutavdrag.
Gäller RUT för kontors- och trappstädning?
Nej. RUT gäller bara städning i kundens egen bostad, inte kontor eller gemensamma utrymmen som trapphus och tvättstuga, oavsett vem som beställer. De offerterna skickar du utan RUT.
Hur registreras städpersonalens arbetade tid?
Städpersonalen checkar in och ut på arbetsplatsen, och OffertBox räknar arbetade timmar och minuter automatiskt. Under Löner blir tiden ett löneunderlag per anställd och period, som du kan ladda ner som PDF.
Kan kunden godkänna städningen på plats?
Ja. När städningen är klar och personalen checkar ut signerar kunden ett kundgodkännande direkt på plats. OffertBox har en standardmall, och du kan skapa egna mallar per tjänstetyp. Det ger färre diskussioner i efterhand.
Hur byter jag från kalkylark till OffertBox?
Bestäm först ett datum från vilket alla nya offerter och bokningar går in i OffertBox. Lägg sedan upp tjänsterna med RUT-markering och villkor för avbokning, nycklar och reklamation. Det mesta arbetet ligger i att föra in de återkommande kunderna med platsinstruktioner och checklistor. Gå till sist igenom in- och utcheckning med städarna hos en kund.
Vad kostar OffertBox för en städfirma?
OffertBox har tre paket, exklusive moms. Start kostar 1 499 kr i månaden med 100 offerter och bokningar och 2 administratörer. Team kostar 3 995 kr i månaden med 400 offerter och bokningar och 5 administratörer. Business kostar 6 995 kr i månaden med 1 500 offerter och bokningar och 15 administratörer. Du testar gratis i 14 dagar utan kreditkort och bindningstid. Se priser och paket.
14 dagar gratis.
Börja med nästa vecka.
Lägg in dina återkommande kunder, bjud in teamet och skicka första offerten med RUT. Du bestämmer efter 14 dagar.