Funktioner i OffertBoxAllt du behöver.Inget du inte behöver.
OffertBox är ett affärssystem för serviceföretag i Sverige som samlar offerter, bokningar, schema, personal, tidrapportering och kundkommunikation på ett ställe. Byggt för flytt-, städ- och hantverksföretag som vill lägga tiden på jobben, inte på administrationen.
Offerter, bokningar, kunder och tjänster: ett och samma flöde.
Grunden i OffertBox är fyra moduler som hänger ihop. Tjänsterna bygger offerten, en godkänd offert blir en bokning och allt sparas på kunden.
Offerter skickas via e-post och SMS, och du ser när kunden har öppnat dem. Varje offert följs från Skickad och Visad till Godkänd eller Avvisad, med totalbelopp per grupp.
En godkänd offert blir en bokning. Bokningen samlar platsinstruktioner, checklista, tidslinje med kommentarer och originaloffert, och du skickar bokningsbekräftelse direkt till kunden.
Kundregistret samlar kontaktuppgifter, offerter, bokningar och betyg per kund, så att historiken alltid finns nära till hands.
Tjänsterna är din prislista. Varje tjänst har varaktighet, kategori, adresstyp och skatteavdrag, till exempel RUT 50 % eller ROT 30 %.
Tidrapportering: check-in och check-out på arbetsplatsen.
Med OffertBox checkar personalen in och ut på arbetsplatsen direkt i mobilen. Arbetade timmar och minuter räknas automatiskt och blir löneunderlag, med överblick per medarbetare.
Personalens vy och kundgodkännande
Medarbetaren checkar in vid ankomst och checkar ut när jobbet är klart. Vid utcheckningen signerar kunden ett kundgodkännande som bekräftar att tjänsten är utförd, vilket ger färre diskussioner i efterhand.
Löneunderlag och överblick
Löner i OffertBox summerar arbetade timmar och antal jobb per anställd för vald period. Underlaget laddas ner som PDF, och du ser vilka som är på jobb just nu.
Schema: planera veckan och dela den med teamet.
Schemat i OffertBox visar alla jobb per dag och per vecka. Varje medarbetare ser sitt eget schema, och du kan exportera veckan som PDF.
Vecka och dag
Växla mellan veckovy och dagsvy för att se helheten eller detaljerna.
Personalens eget schema
Personalen ser sina egna jobb med tid och adress.
Exportera som PDF
Skriv ut veckan eller dela den med teamet som PDF.
ROT och RUT i offerten: avdraget uträknat direkt.
OffertBox räknar ut ROT- eller RUT-avdraget direkt i offerten. Avdraget gäller arbetskostnaden, och kunden ser både avdraget och vad hen faktiskt betalar.
Förenklad beräkning. Avdraget begränsas av kundens tak per person och år: 50 000 kr för ROT och 75 000 kr för ROT och RUT tillsammans. Skatteverkets regler gäller.
Räkna på ett jobb
Automationer: sätt regeln en gång, låt OffertBox sköta resten.
En automation i OffertBox skickar SMS och e-post åt dig när något händer. Varje automation består av en trigger, en väntetid, ett villkor och en åtgärd, till exempel: Offerten har skickats → Vänta 2 dagar → Om kunden ännu inte har svarat → Skicka SMS + e-post.
Exempel på automationer
Fler funktioner: allt runt omkring kärnan.
Hitta nya kunder, prata med teamet, följ siffrorna, skydda kontot och koppla ihop e-post, SMS och kalender.
Lead Center
Lead Center hjälper dig att hitta potentiella företagskunder efter område, bransch och sökradie.
Chatt för teamet
Chatten låter teamet prata direkt i OffertBox, nära jobben det gäller.
Rapporter
Rapporterna visar totala intäkter, genomsnittligt jobbvärde, summerat RUT-avdrag och intäktsprognos. Offertanalysen visar konverteringsgrad och orsaker till avvisade offerter, och tjänsteanalysen visar vad som säljer.
Inställningar och varumärke
Din logga och profilfärg visas på kundens offertsida och i mejlen. F-skatt, Swish och Bankgiro eller Plusgiro visas på offerten.
Säkerhet
Roller styr vem som ser vad, tvåfaktorsautentisering skyddar inloggningen och systemloggen visar vem som gjorde vad och när.
Supportcenter
I Supportcenter skapar du ärenden direkt i appen, med full historik och bilagor som skärmbilder. Svensk support svarar mån–fre 09:00–17:00.
Integrationer: e-post, SMS och Google Kalender
E-post skickas via OffertBox e-postserver utan konfiguration, eller via ditt eget Mailgun- eller SMTP-konto. SMS går via System-SMS eller ditt eget Twilio-konto med företagsnamnet som avsändare, och Google Kalender synkas för administratörer och personal.
Ett system istället för fem.
Med OffertBox slipper du hoppa mellan kalkylblad, kalender, gruppchatt och mejlkorg. Scrolla och se vad som flyttar in i boxen.
Utan OffertBox: Offerter i Word eller Excel, uträknade för hand
Med OffertBox: Offerter från prislistan, med ROT och RUT inbyggt
Utan OffertBox: Bokningar i en separat kalender
Med OffertBox: Godkänd offert blir en bokning direkt
Utan OffertBox: Schemat på whiteboard eller i gruppchatten
Med OffertBox: Schema per vecka och dag, som PDF
Utan OffertBox: Arbetstider på lappar och i sms
Med OffertBox: Check-in och check-out som blir löneunderlag
Utan OffertBox: Påminnelser som någon måste komma ihåg
Med OffertBox: Automationer som skickar SMS och e-post
Utan OffertBox: Kundhistorik utspridd i mejlkorgen
Med OffertBox: Ett kundregister med all historik
Frågor om funktionerna.
Hittar du inte svaret? Mejla support@offertbox.se så hjälper vi dig.
Hur fungerar tidrapporteringen i OffertBox?
Personalen checkar in och checkar ut på arbetsplatsen i OffertBox, och arbetade timmar och minuter räknas automatiskt. Arbetade timmar blir löneunderlag per anställd och period som du kan ladda ner som PDF, och du ser vilka som är på jobb just nu.
Vad är Kundgodkännande?
Kundgodkännande är en mall som kunden signerar när tjänsten är slutförd, i samband med att personalen checkar ut. Kunden bekräftar att jobbet är utfört och kontrollerat, vilket ger färre diskussioner i efterhand. OffertBox har en standardmall och du kan skapa egna mallar per tjänstetyp.
Hur fungerar ROT och RUT i offerten?
OffertBox räknar ut avdraget direkt i offerten: 30 % av arbetskostnaden för ROT och 50 % för RUT. Material ger inget avdrag, och kunden ser både avdraget och vad hen betalar.
Kan personalen se sitt eget schema?
Ja, varje medarbetare ser sina egna jobb med tid och adress. Du planerar i vecko- eller dagsvy och kan exportera schemat som PDF.
Kan jag bygga egna automationer?
Ja, en automation består av en trigger, en väntetid, ett villkor och en åtgärd. Ett exempel är att skicka SMS och e-post om kunden inte har svarat på en offert inom två dagar.
Vilka integrationer finns?
OffertBox har integrationer för e-post, SMS och Google Kalender. E-post går via OffertBox e-postserver eller ditt eget Mailgun- eller SMTP-konto, SMS via System-SMS eller ditt eget Twilio-konto, och Google Kalender synkas för administratörer och personal. Det finns även en WordPress-integration för hemsidan.
Vad är Lead Center?
Lead Center är ett verktyg för att hitta potentiella företagskunder. Du söker efter område, bransch och sökradie.
Hur får jag hjälp om något krånglar?
Du skapar ett supportärende direkt i systemet eller mejlar support@offertbox.se. Svensk support och chatt finns mån–fre 09:00–17:00.
Se allt i praktiken. 14 dagar gratis.
Testa OffertBox i din egen verksamhet, med riktiga offerter, riktiga bokningar och ditt eget team.