Löneunderlag: vad det är och hur du tar fram det rätt

Av Ihab Baker, kundtjänst och support på OffertBox. Publicerad 24 september 2026, uppdaterad 31 oktober 2026. Uppgifterna gäller vid publiceringsdatum. Kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket.

Lönen är det enda i företaget som alla anställda kontrollerar varje månad. Blir underlaget fel märks det direkt, och varje rättelse tar tid från både kontoret och personalen.

För serviceföretag med timanställda och personal ute på jobb är löneunderlaget ofta det mest tidskrävande momentet i lönekörningen. Den här guiden visar vad som ska ingå, hur du tar fram det steg för steg och hur du undviker de vanligaste felen.

Vad ingår i ett löneunderlag?

Ett komplett löneunderlag innehåller allt som ändrar lönen från en period till nästa. För månadsanställda är det främst avvikelser, för timanställda är det varje arbetad timme. Varje post behöver ett underlag som går att kontrollera i efterhand, till exempel en attesterad tidrapport, en frånvaroanmälan eller ett kvitto.

Post	Exempel	Var uppgiften kommer ifrån
Arbetad tid	Timmar och minuter per dag eller jobb	Tidrapport, in- och utcheckning
Övertid och mertid	Timmar utöver ordinarie arbetstid	Tidrapport, attesterad av chef
OB-tillägg	Kväll, natt, helg	Tidrapport och kollektivavtal
Frånvaro	Sjukdom, VAB, föräldraledighet, tjänstledighet	Frånvaroanmälan
Semester	Uttagna dagar eller semesterersättning	Semesteransökan, semesterlagen, avtal
Utlägg	Material, parkering	Kvitton
Traktamente och milersättning	Tjänsteresor, körning med egen bil	Reseräkning
Förmåner	Bilförmån, friskvård utöver skattefria regler	Avtal och beslut

Utöver detta behövs grunduppgifter som redan finns i lönesystemet: personnummer, anställningsform, lönenivå, skattetabell och bankkonto.

Vem tar fram löneunderlaget och när?

Normalt ansvarar arbetsgivaren eller närmaste chef för underlaget, medan lönen räknas av en löneadministratör, en redovisningsbyrå eller i ett lönesystem. Underlaget ska vara klart några dagar före lönekörningen. I ett litet serviceföretag samlar ofta ägaren själv ihop timmarna och skickar dem till byrån.

Ett vanligt upplägg i mindre företag ser ut så här:

• Periodens slut: Alla tidrapporter och frånvaroanmälningar ska vara inlämnade.
• Attest: Chefen kontrollerar och godkänner timmar, övertid och utlägg.
• Lönekörning: Lönen räknas och lönespecifikationer skapas.
• Utbetalning: Lönen betalas ut på avtalad löneutbetalningsdag.
• Arbetsgivardeklaration: Lön, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter redovisas per anställd till Skatteverket, normalt senast den 12:e månaden efter utbetalningen. Lön som betalas ut i december och juli deklareras senast den 17 januari respektive 17 augusti, och dagen flyttas till nästa vardag vid helg. Företag med en omsättning över 40 miljoner kronor deklarerar normalt den 26:e.

Vad är skillnaden mellan tidrapport, löneunderlag och lönespecifikation?

De tre dokumenten följer på varandra: tidrapporten visar vad som hänt, löneunderlaget sammanställer det inför lönen och lönespecifikationen visar resultatet för den anställda. Arbetsgivardeklarationen kommer sist och redovisar samma lön per anställd till Skatteverket. Ett fel uppstår nästan alltid i första ledet och följer sedan med hela vägen.

Dokument	Innehåll	Vem använder det
Tidrapport	Arbetad tid per dag, jobb eller pass	Anställd och arbetsledare
Löneunderlag	Summerad tid, tillägg, frånvaro och utlägg för perioden	Den som räknar lönen
Lönespecifikation	Bruttolön, skatteavdrag, nettolön och semesteruppgifter	Den anställda
Arbetsgivardeklaration	Lön, skatteavdrag och avgifter per anställd	Skatteverket

Hur tar man fram ett löneunderlag steg för steg?

Ett löneunderlag tas fram i fyra moment: samla in tiden, kontrollera avvikelserna, komplettera med frånvaro och utlägg, och låt en ansvarig attestera. Ordningen spelar roll. Attesterar du innan avvikelserna är rättade får du göra om arbetet. Nedan är de fyra momenten uppdelade i åtta steg:

1. Välj period: Bestäm exakt vilka datum underlaget gäller, till exempel 1–31 augusti.
2. Hämta arbetad tid: Summera timmar per anställd från tidrapporter eller in- och utcheckningar.
3. Kontrollera avvikelser: Glömda utcheckningar, orimligt långa pass och dagar utan registrering.
4. Dela upp tiden: Ordinarie tid, övertid, mertid och OB enligt ert avtal.
5. Lägg till frånvaro: Sjukdom, VAB, semester och annan ledighet med datum.
6. Lägg till utlägg och ersättningar: Med kvitton och reseräkningar som underlag.
7. Attestera: Ansvarig chef godkänner underlaget.
8. Lämna vidare: Till lönesystemet eller byrån, i ett format de kan använda direkt.

Hur räknar man fram lönen från löneunderlaget?

För en timanställd multipliceras arbetade timmar med timlönen, därefter läggs tillägg och semesterersättning på. Arbetsgivaravgiften läggs ovanpå bruttolönen och är en kostnad för företaget, inte ett avdrag från den anställdas lön. Skatten dras däremot från bruttolönen. Här är ett förenklat exempel för en månad.

Notera att 38h 45m blir 38,75 timmar, inte 38,45. Att räkna minuter som decimaler är ett av de vanligaste felen i manuella underlag.

Är den anställda i exemplet född 2005 blir arbetsgivaravgiften under 2026 i stället 7 646,80 kr × 0,2081 = 1 591,30 kr, alltså 811,32 kr lägre. Kontrollera därför födelseåret innan du räknar lönekostnaden, särskilt i en offert där personalkostnaden ingår.

Vad skiljer löneunderlag för timlön och månadslön?

För timanställda är varje timme lönegrundande, så underlaget måste vara komplett. För månadsanställda är lönen fast och underlaget handlar främst om avvikelser. Semestern skiljer sig också: timanställda får ofta semesterersättning på minst 12 % i varje lönekörning, medan månadsanställda får betald semester med semestertillägg.

	Timlön	Månadslön
Grund för lönen	Arbetade timmar	Fast månadslön
Vad underlaget visar	Alla timmar, OB och övertid	Frånvaro, övertid och tillägg
Semester	Ofta semesterersättning, vanligen minst 12 %, som betalas löpande	Betald semester med semestertillägg
Sjukdom	Sjuklön för pass som skulle ha arbetats	Sjukavdrag enligt avtal
Risk för fel	Missade eller felaktiga timmar	Frånvaro som inte rapporteras

Vid sjukdom gäller sjuklön från arbetsgivaren de första 14 dagarna, med ett karensavdrag. Sjuklönen är 80 % av lönen. Därför behöver underlaget visa vilka pass den anställda skulle ha arbetat.

Hur hanteras frånvaro i löneunderlaget?

All frånvaro ska anges med typ, datum och omfattning, eftersom olika frånvaro ger olika avdrag och ersättningar. En sjukperiod ger sjuklön med ett karensavdrag, en VAB-dag ger löneavdrag och en semesterdag ger semesterlön. Blandas de ihop blir både lönen och arbetsgivardeklarationen fel. Så här skiljer sig de vanligaste typerna:

Frånvaro	Vad som gäller i korthet	Vad underlaget behöver visa
Sjukdom dag 1–14	Arbetsgivaren betalar sjuklön, 80 % av lönen, med karensavdrag	Datum och de timmar som skulle ha arbetats
Sjukdom från dag 15	Försäkringskassan tar över med sjukpenning	Sjukperiodens start och läkarintyg från dag 8
VAB	Löneavdrag, ersättning söks från Försäkringskassan	Datum och omfattning
Semester	Semesterlön eller löpande semesterersättning	Uttagna dagar
Föräldraledighet och tjänstledighet	Löneavdrag enligt avtal	Period och omfattning

Den anställda har rätt till minst 25 semesterdagar per år enligt semesterlagen, men kollektivavtal kan ge fler. För timanställda som får semesterersättning i varje lönekörning behöver underlaget normalt inte visa semesterdagar, men ersättningen ska synas på lönespecifikationen.

Hur ska löneunderlaget se ut för att byrån ska kunna använda det?

Ett bra underlag går att läsa utan följdfrågor. Det visar namn, period, tid uppdelad på ordinarie tid, övertid och OB, frånvaro med datum, utlägg med kvitto och vem som har attesterat. Byrån kan inte veta vad som saknas. Lämnar du lönen till en redovisningsbyrå, se till att varje underlag innehåller:

• Den anställdas namn och period.
• Arbetad tid i timmar och minuter, uppdelad på ordinarie tid, övertid och OB.
• Frånvaro med typ och datum.
• Utlägg och ersättningar med kvitton eller reseräkning.
• Ändringar sedan förra perioden, till exempel ny timlön eller nytt kontonummer.
• Attest: vem som har godkänt underlaget och när.

Vilka är de vanligaste felen i löneunderlaget?

Nästan alla fel beror på att tiden registrerats i efterhand eller förts över manuellt mellan system. Felen är små var för sig, men en halvtimme fel per pass blir drygt tio timmar i månaden för en heltidsanställd med 21 pass. Rätta dem innan attesten, inte efter utbetalningen. Kontrollera särskilt:

• Minuter som räknats som decimaler, till exempel 7h 30m som 7,3 timmar.
• Glömda utcheckningar som ger orimligt långa pass.
• Övertid som inte attesterats eller som saknar överenskommelse.
• OB-tid som registrerats som vanlig tid.
• Frånvaro som meddelats muntligt men aldrig rapporterats.
• Utlägg utan kvitto.
• Fel period, till exempel att sista dagen i månaden hamnar i nästa underlag.

Hur hänger tidrapportering och löneunderlag ihop?

Tidrapporten är råmaterialet och löneunderlaget är sammanställningen. Blir tidrapporteringen exakt och löpande blir löneunderlaget i princip klart av sig självt. Det som avgör är när tiden registreras. En tid som skrivs in på plats, när jobbet startar och slutar, behöver sällan rättas. Läs mer i guiden om tidrapportering.

I OffertBox checkar personalen in och ut på jobbet, och arbetad tid räknas fram automatiskt i timmar och minuter. Under Löner ser du löneunderlaget för vald period: varje anställd, antal jobb och total arbetstid, med möjlighet att ladda ner löneunderlaget som PDF per anställd. Den PDF:en kan du sedan använda i ditt lönesystem eller skicka till redovisningsbyrån. Se mer under funktioner.

Har du bara ett par månadsanställda som sällan har övertid eller OB behöver du inget system för löneunderlaget. Ett kalkylark med frånvaro och avvikelser per månad räcker, så länge någon fyller i det löpande och attesterar det före lönekörningen.

Hur länge ska löneunderlag sparas?

Lönespecifikationer och andra underlag för löneutbetalningen ingår i bokföringen och ska enligt bokföringslagen normalt sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. För ett företag med kalenderår som räkenskapsår betyder det att underlag från 2026 ska finnas kvar till och med 2033.

Arbetsgivaren ska också kunna visa anteckningar om övertid och mertid enligt arbetstidslagen. Spara därför både sammanställningen och tiden den bygger på. Tänk på att underlagen innehåller personuppgifter och ska förvaras skyddat.

Planerar du bemanningen samtidigt som du följer upp tiden? Då kan guiden om schemaläggning av personal vara till hjälp.

Källor, hämtade 31 oktober 2026: Skatteverket om arbetsgivaravgifter, Skatteverket om när arbetsgivardeklarationen ska lämnas, Försäkringskassan om sjuklön, semesterlagen, bokföringslagen 7 kap. 2 §, arbetstidslagen 11 § och Skatteverket om personalliggare i byggbranschen. Mer om att vara arbetsgivare finns på Verksamt.se.

Vanliga frågor om löneunderlag

Vad är ett löneunderlag?

Ett löneunderlag är en sammanställning av arbetad tid, tillägg, frånvaro och ersättningar per anställd för en löneperiod. Det används för att räkna ut lönen och lämna arbetsgivardeklaration.

Vad är eftersläpande lön?

Eftersläpande lön betyder att timmar som arbetats en månad betalas ut månaden efter. Det är vanligt för timanställda, eftersom tiden först måste summeras och attesteras. Timmar från oktober betalas då ut i november och redovisas i arbetsgivardeklarationen senast den 12 december.

Vilken arbetsgivaravgift gäller för unga anställda?

Under 2026 är arbetsgivaravgiften 20,81 % för anställda födda 2003–2007, på lön upp till 25 000 kr per månad. På den del av lönen som överstiger 25 000 kr betalas full avgift, 31,42 %. Nedsättningen gäller till och med utbetalningar den 30 september 2027.

Kan en tidrapport användas som löneunderlag?

Ja, för timanställda är en attesterad tidrapport ofta själva kärnan i underlaget. Frånvaro, utlägg och tillägg behöver dock läggas till om de inte redan finns med.

Behöver en enskild firma utan anställda ett löneunderlag?

Nej, en enskild näringsidkare tar inte ut lön utan gör privata uttag. Löneunderlag behövs först när du har anställda, och då ska du också vara registrerad som arbetsgivare hos Skatteverket.

När ska arbetsgivardeklarationen lämnas?

De flesta företag deklarerar senast den 12:e i månaden efter löneutbetalningen. Lön som betalas ut i december och juli deklareras senast den 17 januari respektive 17 augusti, och dagen flyttas till nästa vardag vid helg. Företag med en omsättning över 40 miljoner kronor deklarerar normalt den 26:e.