Löneunderlag: vad det är och hur du tar fram det rätt

Lönen är det enda i företaget som alla anställda kontrollerar varje månad. Blir underlaget fel märks det direkt – och varje rättelse tar tid från både kontoret och personalen.

För serviceföretag med timanställda och personal ute på jobb är löneunderlaget ofta det mest tidskrävande momentet i lönekörningen. Den här guiden visar vad som ska ingå, hur du tar fram det steg för steg och hur du undviker de vanligaste felen.

Vad ingår i ett löneunderlag?

Ett komplett löneunderlag innehåller allt som ändrar lönen från en period till nästa. För månadsanställda är det främst avvikelser, för timanställda är det varje arbetad timme.

Post	Exempel	Var uppgiften kommer ifrån
Arbetad tid	Timmar och minuter per dag eller jobb	Tidrapport, in- och utcheckning
Övertid och mertid	Timmar utöver ordinarie arbetstid	Tidrapport, attesterad av chef
OB-tillägg	Kväll, natt, helg	Tidrapport och kollektivavtal
Frånvaro	Sjukdom, VAB, föräldraledighet, tjänstledighet	Frånvaroanmälan
Semester	Uttagna dagar eller semesterersättning	Semesteransökan, semesterlagen, avtal
Utlägg	Material, parkering	Kvitton
Traktamente och milersättning	Tjänsteresor, körning med egen bil	Reseräkning
Förmåner	Bilförmån, friskvård utöver skattefria regler	Avtal och beslut

Utöver detta behövs grunduppgifter som redan finns i lönesystemet: personnummer, anställningsform, lönenivå, skattetabell och bankkonto.

Vem tar fram löneunderlaget och när?

Normalt ansvarar arbetsgivaren eller närmaste chef för underlaget, medan lönen räknas av en löneadministratör, en redovisningsbyrå eller i ett lönesystem. Underlaget ska vara klart några dagar före lönekörningen.

Ett vanligt upplägg i mindre företag ser ut så här:

• Periodens slut: Alla tidrapporter och frånvaroanmälningar ska vara inlämnade.
• Attest: Chefen kontrollerar och godkänner timmar, övertid och utlägg.
• Lönekörning: Lönen räknas och lönespecifikationer skapas.
• Utbetalning: Lönen betalas ut på avtalad löneutbetalningsdag.
• Arbetsgivardeklaration: Lön, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter redovisas per anställd till Skatteverket, normalt senast den 12:e månaden efter utbetalningen, med vissa undantag i januari och augusti.

Vad är skillnaden mellan tidrapport, löneunderlag och lönespecifikation?

De tre dokumenten följer på varandra: tidrapporten visar vad som hänt, löneunderlaget sammanställer det inför lönen och lönespecifikationen visar resultatet för den anställda.

Dokument	Innehåll	Vem använder det
Tidrapport	Arbetad tid per dag, jobb eller pass	Anställd och arbetsledare
Löneunderlag	Summerad tid, tillägg, frånvaro och utlägg för perioden	Den som räknar lönen
Lönespecifikation	Bruttolön, skatteavdrag, nettolön och semesteruppgifter	Den anställda
Arbetsgivardeklaration	Lön, skatteavdrag och avgifter per anställd	Skatteverket

Hur tar man fram ett löneunderlag steg för steg?

Samla in, kontrollera, komplettera och attestera – i den ordningen. Så här gör du i praktiken:

1. Välj period: Bestäm exakt vilka datum underlaget gäller, till exempel 1–31 augusti.
2. Hämta arbetad tid: Summera timmar per anställd från tidrapporter eller in- och utcheckningar.
3. Kontrollera avvikelser: Glömda utcheckningar, orimligt långa pass och dagar utan registrering.
4. Dela upp tiden: Ordinarie tid, övertid, mertid och OB enligt ert avtal.
5. Lägg till frånvaro: Sjukdom, VAB, semester och annan ledighet med datum.
6. Lägg till utlägg och ersättningar: Med kvitton och reseräkningar som underlag.
7. Attestera: Ansvarig chef godkänner underlaget.
8. Lämna vidare: Till lönesystemet eller byrån, i ett format de kan använda direkt.

Hur räknar man fram lönen från löneunderlaget?

För en timanställd multipliceras arbetade timmar med timlönen, därefter läggs tillägg och semesterersättning på. Här är ett förenklat exempel för en månad.

Notera att 38h 45m blir 38,75 timmar, inte 38,45. Att räkna minuter som decimaler är ett av de vanligaste felen i manuella underlag.

Vad skiljer löneunderlag för timlön och månadslön?

För timanställda är varje timme lönegrundande, så underlaget måste vara komplett. För månadsanställda är lönen fast och underlaget handlar främst om avvikelser.

	Timlön	Månadslön
Grund för lönen	Arbetade timmar	Fast månadslön
Vad underlaget visar	Alla timmar, OB och övertid	Frånvaro, övertid och tillägg
Semester	Ofta semesterersättning, vanligen minst 12 %, som betalas löpande	Betald semester med semestertillägg
Sjukdom	Sjuklön för pass som skulle ha arbetats	Sjukavdrag enligt avtal
Risk för fel	Missade eller felaktiga timmar	Frånvaro som inte rapporteras

Vid sjukdom gäller sjuklön från arbetsgivaren de första 14 dagarna, med ett karensavdrag. Sjuklönen är 80 % av lönen. Därför behöver underlaget visa vilka pass den anställda skulle ha arbetat.

Hur hanteras frånvaro i löneunderlaget?

All frånvaro ska anges med typ, datum och omfattning, eftersom olika frånvaro ger olika avdrag och ersättningar. Så här skiljer sig de vanligaste typerna:

Frånvaro	Vad som gäller i korthet	Vad underlaget behöver visa
Sjukdom dag 1–14	Arbetsgivaren betalar sjuklön, 80 % av lönen, med karensavdrag	Datum och de timmar som skulle ha arbetats
Sjukdom från dag 15	Försäkringskassan tar över med sjukpenning	Sjukperiodens start och läkarintyg från dag 8
VAB	Löneavdrag, ersättning söks från Försäkringskassan	Datum och omfattning
Semester	Semesterlön eller löpande semesterersättning	Uttagna dagar
Föräldraledighet och tjänstledighet	Löneavdrag enligt avtal	Period och omfattning

Den anställda har rätt till minst 25 semesterdagar per år enligt semesterlagen, men kollektivavtal kan ge fler. För timanställda som får semesterersättning i varje lönekörning behöver underlaget normalt inte visa semesterdagar, men ersättningen ska synas på lönespecifikationen.

Hur ska löneunderlaget se ut för att byrån ska kunna använda det?

Ett bra underlag går att läsa utan följdfrågor. Lämnar du lönen till en redovisningsbyrå, se till att varje underlag innehåller:

• Den anställdas namn och period.
• Arbetad tid i timmar och minuter, uppdelad på ordinarie tid, övertid och OB.
• Frånvaro med typ och datum.
• Utlägg och ersättningar med kvitton eller reseräkning.
• Ändringar sedan förra perioden, till exempel ny timlön eller nytt kontonummer.
• Attest: vem som har godkänt underlaget och när.

Vilka är de vanligaste felen i löneunderlaget?

Nästan alla fel beror på att tiden registrerats i efterhand eller förts över manuellt mellan system. Kontrollera särskilt:

• Minuter som räknats som decimaler, till exempel 7h 30m som 7,3 timmar.
• Glömda utcheckningar som ger orimligt långa pass.
• Övertid som inte attesterats eller som saknar överenskommelse.
• OB-tid som registrerats som vanlig tid.
• Frånvaro som meddelats muntligt men aldrig rapporterats.
• Utlägg utan kvitto.
• Fel period, till exempel att sista dagen i månaden hamnar i nästa underlag.

Hur hänger tidrapportering och löneunderlag ihop?

Tidrapporten är råmaterialet och löneunderlaget är sammanställningen. Blir tidrapporteringen exakt och löpande blir löneunderlaget i princip klart av sig självt. Läs mer i guiden om tidrapportering.

I OffertBox checkar personalen in och ut på jobbet, och arbetad tid räknas fram automatiskt i timmar och minuter. Under Löner ser du löneunderlaget för vald period: varje anställd, antal jobb och total arbetstid, med möjlighet att ladda ner en PDF per anställd. Den PDF:en kan du sedan använda i ditt lönesystem eller skicka till redovisningsbyrån. Se mer under funktioner.

Hur länge ska löneunderlag sparas?

Löneunderlag och lönespecifikationer räknas som räkenskapsinformation och ska enligt bokföringslagen normalt sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Arbetsgivaren ska också kunna visa anteckningar om övertid och mertid enligt arbetstidslagen. Spara därför både sammanställningen och tiden den bygger på. Tänk på att underlagen innehåller personuppgifter och ska förvaras skyddat.

Planerar du bemanningen samtidigt som du följer upp tiden? Då kan guiden om schemaläggning av personal vara till hjälp.

Källor och mer information: Skatteverket om arbetsgivardeklaration, arbetsgivaravgifter och personalliggare, och Verksamt.se om att vara arbetsgivare.

Vanliga frågor om löneunderlag

Vad är ett löneunderlag?

Ett löneunderlag är en sammanställning av arbetad tid, tillägg, frånvaro och ersättningar per anställd för en löneperiod. Det används för att räkna ut lönen och lämna arbetsgivardeklaration.

Vem ansvarar för att löneunderlaget är rätt?

Arbetsgivaren ansvarar för att lönen och redovisningen till Skatteverket blir rätt. I praktiken attesterar oftast närmaste chef underlaget innan det lämnas till löneadministrationen.

Vad är skillnaden mellan löneunderlag och lönespecifikation?

Löneunderlaget är indata till lönekörningen. Lönespecifikationen är resultatet som den anställda får, med bruttolön, skatteavdrag och nettolön.

Kan en tidrapport användas som löneunderlag?

Ja, för timanställda är en attesterad tidrapport ofta själva kärnan i underlaget. Frånvaro, utlägg och tillägg behöver dock läggas till om de inte redan finns med.

Behöver en enskild firma utan anställda ett löneunderlag?

Nej, en enskild näringsidkare tar inte ut lön utan gör privata uttag. Löneunderlag behövs först när du har anställda, och då ska du också vara registrerad som arbetsgivare hos Skatteverket.

När ska arbetsgivardeklarationen lämnas?

Normalt senast den 12:e i månaden efter löneutbetalningen, med andra datum i januari och augusti. Kontrollera aktuella datum hos Skatteverket.