Program för fönsterputsare: rundor, RUT och påminnelser

Fönsterputs är en bransch med många små jobb. En putsare kan hinna flera villor eller ett par butiker på en dag, och samma kunder kommer tillbaka var sjätte eller åttonde vecka. Det är en bra affär, men administrationen växer snabbare än omsättningen.

Utan ett system blir kundregistret en kombination av telefonens kontakter, en anteckningsbok och ett kalkylark. Rundorna finns i huvudet på den som planerar, och när någon blir sjuk eller vädret slår om är det svårt att flytta jobb utan att tappa bort någon.

Den här guiden visar vad ett program för fönsterputsare behöver klara, hur du planerar rundor och återkommande kunder, hur RUT räknas och hur flödet kan se ut i praktiken.

Vad behöver en fönsterputsare av ett program?

En fönsterputsare behöver ett program som klarar många korta jobb, återkommande kunder och ett schema som ofta ändras på grund av väder. Det ska vara snabbt att lämna offert och enkelt för personalen att se vart de ska härnäst.

Behov	Vad programmet bör göra
Snabba offerter till villaägare	Färdiga tjänster (till exempel villa, radhus, lägenhet, inglasad balkong) med pris och RUT
Rätt RUT-belopp	Räkna avdraget på arbetet och hålla resor på egen rad
Företagskunder utan RUT	Tjänster utan skatteavdrag och pris exklusive moms
Återkommande besök	Kundhistorik och bokningar i ett gemensamt schema
Ändringar vid regn och sjukdom	Flytta bokningar och meddela kunden via sms eller e-post
Information om varje adress	Platsinstruktioner, till exempel ”Stege i garaget, grind stängs efter er”
Kvalitet	Checklista per jobb och kundens godkännande när jobbet är klart
Arbetad tid	In- och utcheckning och löneunderlag per anställd

Den stora skillnaden mot till exempel en byggfirma är volymen. Ett byggjobb kan pågå i veckor, medan en fönsterputsare kan ha tio bokningar på en dag. Varje extra minut per jobb märks därför snabbt.

Fönsterputs är dessutom säsongsbetonat. På våren vill många villakunder ha puts samtidigt, och då är det avgörande att offerterna går ut snabbt och att schemat klarar toppen. Ett program som gör en offert på några minuter och låter dig se hela veckans bokningar på en skärm gör störst skillnad just de veckorna.

Hur planerar man fönsterputsrundor?

Planera rundor efter geografi först och intervall sedan. Samla kunder i samma område på samma dag, bestäm hur ofta varje kund vill ha putsat och lägg in nästa tillfälle direkt när ett jobb är klart.

1. Dela in ditt område i zoner: Till exempel efter stadsdel eller postnummer. Varje zon får en eller två fasta dagar.
2. Bestäm intervall per kund: Vanliga upplägg är var fjärde, sjätte eller åttonde vecka för butiker och två till fyra gånger per år för villor.
3. Lägg in nästa besök direkt: Boka nästa tillfälle när du avslutar det nuvarande, så att kunden inte behöver höra av sig själv.
4. Ha en plan för regn och kyla: Bestäm i förväg vilka jobb som kan flyttas och vilka som går att göra ändå, till exempel invändig puts.
5. Meddela kunden: Skicka bekräftelse när besöket bokas och ett meddelande om det flyttas.
6. Följ upp restiden: Titta varje månad på om någon kund ligger så långt bort att den äter upp marginalen.

Ett exempel på hur en veckoplan kan se ut för en firma med två putsare:

Dag	Zon	Typ av jobb
Måndag	Centrum	Butiker och kontor, tidig morgon före öppning
Tisdag	Villaområde norr	Villor och radhus
Onsdag	Villaområde söder	Villor och radhus
Torsdag	Centrum och närförort	Lägenheter och inglasade balkonger
Fredag	Flexibel	Nya kunder, omplacerade jobb och reklamationer

Butiker och kontor kräver ett eget upplägg

Företagskunder vill ofta ha puts före öppning eller efter stängning, med fast intervall och samma dag varje gång. De får inget RUT-avdrag och priset anges normalt exklusive moms. Samla dem gärna på egna morgnar, så att villakunderna kan läggas under dagtid när det är ljust.

Med företagskunder blir det också viktigare att dokumentera att jobbet är gjort. En butikschef som inte var på plats vill kunna se när ni var där och vem som utförde jobbet, och det är enklare att visa när varje besök har en in- och utcheckning.

Excel och papper eller ett samlat system – vad är skillnaden?

Med Excel, papper och lösa appar finns informationen på flera ställen och någon måste flytta den för hand. I ett samlat system följer kunden, adressen och instruktionerna med från offert till utfört jobb.

Moment	Excel, papper och lösa appar	Ett samlat system
Offert	Skrivs för hand eller i ett dokument, RUT räknas separat	Byggs av färdiga tjänster, RUT räknas på arbetet
Veta om kunden läst offerten	Går inte att se	Status visar när offerten öppnats
Kunden säger ja	Skriv in i kalendern och kundlistan	Offerten blir en bokning
Rundan	I huvudet eller på papper	I ett gemensamt schema som alla ser
Instruktioner per adress	Sms eller muntligt	Platsinstruktioner i bokningen
Flytta jobb vid regn	Ringa varje kund	Ändra bokningen och skicka sms
Arbetad tid	Lappar och minnet	In- och utcheckning per jobb
Kundens bekräftelse	Saknas	Signerat kundgodkännande

Är du ensam och har ett trettiotal kunder kan ett välskött kalkylark räcka. Men redan vid den första anställda behöver två personer se samma schema, och då blir lösa verktyg snabbt en källa till dubbelbokningar och missade kunder.

Så fungerar det i OffertBox för fönsterputsare

I OffertBox går varje jobb från offert till utfört och signerat i samma flöde. Så här kan det se ut för en villakund som vill ha puts tre gånger per år.

1. Lägg upp tjänsterna: Under Tjänster skapar du till exempel ”Fönsterputs villa, in- och utsida”, ”Fönsterputs utsida” och ”Inglasad balkong” med varaktighet i minuter och skattetyp RUT (50 %). Företagstjänster läggs upp utan avdrag.
2. Skapa offerten: Välj kund och tjänster, lägg till framkörning som en egen rad och skicka. Offerten visar ditt företags logotyp, att ni är godkända för F-skatt och betalningsuppgifter som Swish eller bankgiro.
3. Följ statusen: Offerten syns som Skickad och sedan Visad när kunden har öppnat den. Automationen ”Påminnelse om offert” kan skicka påminnelse via e-post och sms.
4. Kunden godkänner: När kunden godkänner digitalt får offerten status Konverterad och blir en bokning med samma kund och tjänster.
5. Planera i schemat: Lägg till personal på bokningen och placera den på rätt dag i rundan. Bokningar kan synkas till Google Kalender för både administratörer och personal.
6. Skicka ut informationen: Skicka bokningsbekräftelse till kunden och jobbet till putsaren via sms eller e-post. Platsinstruktionerna (”Stege finns bakom förrådet, hunden inne”) följer med.
7. Utför och avsluta: Putsaren checkar in vid ankomst, bockar av checklistan och checkar ut. Kunden kan signera ett kundgodkännande vid utcheckningen.
8. Löneunderlag och rapporter: Arbetad tid summeras per anställd och period som löneunderlag. Under Rapporter ser du intäkter, summerat RUT-avdrag och hur många offerter som godkänns.

Nästa putstillfälle lägger du in som en ny bokning när jobbet är klart, så att den ligger i schemat innan kunden hunnit tänka på saken. Mer om flödet för branschen finns på sidan OffertBox för fönsterputsare, och alla delar beskrivs under funktioner.

Hur räknar man RUT-avdrag på fönsterputs?

RUT-avdraget är 50 % av arbetskostnaden inklusive moms. Fönsterputs i kundens bostad omfattas, medan resor och framkörning inte gör det. Kunden ska ha utrymme kvar under taket, som för RUT och ROT tillsammans är 75 000 kr per person och år.

Du drar avdraget direkt på fakturan, tar betalt av kunden och begär resten från Skatteverket. För att kunna göra det måste ditt företag ha F-skatt och du behöver kundens personnummer. Företagskunder, som butiker och kontor, får inget RUT-avdrag.

Hur behåller man återkommande fönsterputskunder?

Återkommande kunder stannar när det är enkelt att fortsätta: de vet när ni kommer, samma kvalitet levereras varje gång och de slipper själva höra av sig. Det handlar mer om rutiner än om pris.

• Boka nästa tillfälle innan ni lämnar kunden eller direkt efteråt
• Skicka bekräftelse när besöket bokas och meddela i god tid om ni behöver flytta det
• Spara platsinstruktioner så att en ny putsare vet om stege, nycklar och husdjur
• Använd samma checklista varje gång, så att karmar och fönsterbleck inte glöms
• Be kunden bekräfta jobbet vid utcheckning, så fångar ni anmärkningar direkt
• Erbjud tillval som inglasad balkong eller invändig puts vid rätt tillfälle
• Håll samma putsare hos samma kund när det går

Samma logik gäller för städfirmor, och guiden om återkommande städkunder går igenom hur du gör engångsjobb till fasta kunder. Den som erbjuder både städ och fönsterputs kan också ha nytta av genomgången av program för städfirma.

Ett kort sms räcker för att hålla kontakten. Till exempel: ”Hej Anna! Vi har bokat in nästa fönsterputs tisdag 14 maj mellan 9 och 12. Svara på detta sms om tiden inte passar. Hälsningar Lindqvists Fönsterputs.”

Vilka checklistor behöver en fönsterputsare?

En fönsterputsare behöver en kort checklista per jobb som säkrar kvaliteten och det som ofta glöms: karmar, bleck, stegens placering och att kunden får se resultatet. Ju fler anställda, desto viktigare blir det att alla arbetar likadant.

• Kontrollera platsinstruktionerna före start: nycklar, grind, husdjur, larm
• Skydda golv och fönsterbänkar vid invändig puts
• Placera stegen säkert och använd stegfötter på ojämnt underlag
• Putsa glas, torka karmar och fönsterbleck
• Kontrollera ränder i motljus innan ni går vidare
• Notera eventuella skador på fönster eller karmar innan arbetet börjar
• Stäng fönster och haka i fönsterhakar
• Låt kunden se resultatet och signera vid utcheckning

Checklistan läggs i bokningen, så att den som putsar hos kunden för första gången vet exakt vad som gäller. Att notera befintliga skador före start är särskilt viktigt: det är mycket lättare att visa att en spricka fanns sedan tidigare om den dokumenterades innan ni började, till exempel med en bild i bokningens tidslinje.

Hur håller man koll på personalens tid när dagen är full av korta jobb?

Låt personalen checka in och ut på varje jobb. Då räknas arbetad tid fram automatiskt per bokning, och summan per anställd och period blir löneunderlag utan att någon behöver räkna ihop lappar.

För fönsterputsare är det här extra viktigt eftersom en dag kan bestå av åtta eller tio besök. Skriver man tiden i efterhand blir det lätt ungefärligt, och små fel per jobb blir stora fel per månad. I OffertBox visar sidan Löner antal jobb och total arbetstid per anställd för vald period, och underlaget kan laddas ner som pdf.

Tänk också på restiden. Den som kör mellan tio adresser om dagen tillbringar en märkbar del av arbetstiden i bilen. Bestäm hur restid ska räknas i er firma och skriv in det i anställningsavtalet, så att det inte blir en diskussion när löneunderlaget ska stämmas av.

Hur du lägger upp schemat för flera anställda beskrivs i guiden om schemaläggning av personal.

Hur mycket tid kan en fönsterputsfirma spara?

Det beror på antal kunder, antal anställda och hur ni arbetar i dag. Räkna på din egen firma med exemplet nedan som mall.

Jämför med kostnaden för ett system. OffertBox kostar 1 499 kr/mån för Start, 3 995 kr/mån för Team och 6 995 kr/mån för Business, exklusive moms, och kan testas gratis i 14 dagar. Se vad som ingår i varje nivå under priser.

Vad ska du tänka på när du väljer program?

Utgå från hur en vanlig dag ser ut hos dig och testa programmet på verkliga kunder. Låt också en putsare använda det i fält under provperioden, eftersom det är där det avgörs om systemet fungerar.

• Går det att lägga upp tjänster med RUT och tjänster utan avdrag för företagskunder?
• Kan du skicka en offert från mobilen direkt efter ett platsbesök?
• Syns alla bokningar i ett gemensamt schema?
• Kan du skicka sms till både kund och personal från bokningen?
• Följer platsinstruktioner och checklista med till putsaren?
• Räknas arbetad tid automatiskt per anställd?
• Får du rapporter över intäkter och godkända offerter?

Om du är i startfasen finns fler tips i guiden om att starta fönsterputsfirma, bland annat om försäkring, utrustning och första kunderna.

Vanliga frågor om program för fönsterputsare

Behöver en fönsterputsare ett särskilt program?

Inte nödvändigtvis ett branschspecifikt, men ett som klarar många korta jobb, återkommande kunder, RUT och sms-utskick. Det viktiga är att offert, bokning och schema hänger ihop.

Ger fönsterputs RUT-avdrag?

Ja, fönsterputs i kundens bostad ger RUT-avdrag på 50 % av arbetskostnaden. Resor och framkörning ger inget avdrag. Kontrollera aktuella regler hos Skatteverket.

Hur ofta putsar man fönster hos återkommande kunder?

Det varierar. Butiker och kontor vill ofta ha puts var fjärde till åttonde vecka, medan villakunder ofta väljer två till fyra gånger per år. Bestäm intervallet tillsammans med kunden.

Kan putsarna se sina jobb i mobilen?

Ja, i OffertBox kan jobbet skickas till personalen via sms eller e-post, och bokningen innehåller adress, platsinstruktioner och checklista. Schemat kan synkas till Google Kalender.

Kan jag testa OffertBox gratis?

Ja, du kan testa OffertBox gratis i 14 dagar. Lägg upp dina tjänster och skicka några riktiga offerter under provperioden.

Kan kunden godkänna offerten från mobilen?

Ja, kunden får en offert som kan godkännas digitalt. När den är godkänd blir den en bokning som du placerar i rundan, utan att du behöver skriva in uppgifterna igen.

Hur hanterar jag regnväder i schemat?

Ha en buffertdag och en tydlig regel för vilka jobb som flyttas. Ändra bokningen i schemat och meddela kunden via sms, så slipper du ringa runt.

Källor och mer information: Skatteverket (RUT-avdrag och F-skatt), Verksamt (starta och driva företag).