Program för städfirma: vad det ska klara och hur du väljer rätt

En städfirma lever på upprepning. Samma kunder, samma adresser, samma veckodag – hundratals gånger om året. Det låter enkelt att planera, men varje avvikelse skapar arbete: en kund som vill byta dag, en städare som är sjuk, en ny portkod eller ett extra moment som bara ska göras den här gången.

När informationen finns i ett kalkylark, en anteckningsbok och en gruppchatt blir det du som ägare som håller ihop allt. Den här guiden visar vad ett program för städfirma behöver klara för att ta över det jobbet, hur det skiljer sig från Excel och papper, och hur du väljer och inför ett system utan att tappa kunder på vägen.

Vad är ett program för städfirma?

Ett program för städfirma är ett system där offerter, kunder, bokningar, schema, personal och löneunderlag hänger ihop. Det ersätter kombinationen av offertmall, kalkylark, sms-trådar och tidlappar med ett gemensamt flöde.

För en städfirma är det inte offerten som är den stora utmaningen – det är allt som händer efter att kunden sagt ja. En hemstädkund kan ge fyrtio besök om året. Varje besök ska bemannas, genomföras enligt kundens önskemål och registreras som arbetad tid.

Om du vill jämföra olika typer av system mer generellt, läs vår översikt över bokningssystem för serviceföretag.

Vad måste ett program för städfirma klara?

Det måste klara upprepning, variation och spårbarhet: återkommande besök, instruktioner per kund, checklistor, in- och utcheckning, löneunderlag, RUT och en tydlig avslutning med kunden.

Behov	Varför det spelar roll i städ	Så testar du det
Återkommande besök	Hemstädning och kontorsstädning återkommer varje vecka eller varannan vecka	Lägg upp en kund med besök varannan vecka och flytta ett av besöken
Platsinstruktioner	Nycklar, portkoder, husdjur och särskilda önskemål varierar per kund	Byt städare på en bokning och se om instruktionerna följer med
Checklistor	Kunden förväntar sig samma resultat varje gång	Lägg till ett extra moment på ett enskilt besök
In- och utcheckning	Visar att besöket skett och hur lång tid det tog	Låt en städare checka in och ut från mobilen
Löneunderlag	Många korta besök per dag ger mycket tid att sammanställa	Ta fram arbetad tid per anställd för en period
RUT i offerten	De flesta privatkunder jämför pris efter avdrag	Skapa en offert och kontrollera beloppet efter RUT
Kundgodkännande	Flyttstädning besiktigas, och reklamationer kommer ofta	Låt en testkund signera vid utcheckningen

Återkommande besök och ändringar

En städfirma med femtio hemstädkunder har hundratals besök i månaden som i grunden är likadana. Programmet ska göra det lätt att se veckan, flytta ett besök, byta städare och lägga in en ersättare vid sjukdom – utan att kundens instruktioner försvinner. Vill du lägga upp själva rutinerna för besöken, läs guiden om städschema.

Återkommande kunder är också städfirmans viktigaste tillgång. Hur du får fler engångsjobb att bli fasta kunder går vi igenom i guiden om återkommande städkunder.

Platsinstruktioner och nycklar

Portkod, var nyckeln finns, om katten får gå ut, vilka rum som inte ska städas och var dammsugaren står – det är informationen som avgör om en ersättare kan göra ett bra jobb. Den ska ligga på bokningen och vara tillgänglig för den som städar, inte bara i den ordinarie städarens huvud.

Checklistor per tjänst och kund

En checklista gör kvaliteten jämn. Grundlistan beskriver vad som ingår i hemstädning, storstädning eller flyttstädning. Ovanpå den lägger du kundens egna önskemål och tillfälliga extramoment, som ugnsrengöring eller fönsterputs just den här veckan. För flyttstädning finns en detaljerad lista i vår checklista för flyttstädning.

In- och utcheckning och löneunderlag

När städaren checkar in och ut på plats vet du att besöket skett och hur lång tid det tog. Samma tider blir underlag för lönen, så att ingen behöver skriva av tidlappar i slutet av månaden. Det ger också en bild av vilka kunder som tar längre tid än offererat – värdefullt när du ska se över priserna. Läs mer om vad ett korrekt löneunderlag ska innehålla.

RUT i offerten

RUT-avdraget är 50 % av arbetskostnaden. Programmet ska kunna markera tjänster som RUT-grundande och räkna fram kundens pris efter avdrag, med material och andra poster separat. Kunden behöver lämna personnummer, och företaget måste ha F-skatt. Mer om reglerna finns i guiden om RUT-avdrag.

Excel, papper och lösa appar eller ett samlat program?

Excel och papper fungerar när du har ett fåtal kunder och städar själv. När ni är flera städare med återkommande kunder blir det svårt att hålla schema, instruktioner och tid synkroniserade för hand.

Moment	Excel, papper och lösa appar	Samlat program
Schema	Kalkylark som en person uppdaterar och skickar ut	Bokningar i ett gemensamt schema, synk med kalender
Instruktioner	Anteckningar hos den ordinarie städaren	Platsinstruktioner på bokningen, synliga för den som städar
Kvalitet	Muntliga önskemål som glöms	Checklista per bokning
Ändringar	Sms och samtal till rätt person	Ändringen görs i bokningen, e-post eller sms till personal
Tid	Tidlappar eller sms om timmar	In- och utcheckning med automatisk tidsberäkning
Lön	Summera timmar manuellt per person	Löneunderlag per anställd och period
Avslut	Ingen dokumentation av att kunden var nöjd	Kundgodkännande vid utcheckning

Hur mycket tid kan en städfirma spara med ett program?

Det beror på antalet kunder, städare och hur ni arbetar i dag. Exemplet nedan visar metoden – byt ut antagandena mot dina egna siffror.

Så fungerar det i OffertBox

I OffertBox går städuppdraget från offert till löneunderlag i ett flöde. Så här ser det ut steg för steg.

1. Tjänster: Under Tjänster lägger du upp hemstädning, storstädning, flyttstädning och fönsterputs med varaktighet i minuter och skattetyp RUT (50 %).
2. Offert: Med ”Skapa offert” väljer du kund och tjänster. Din logga, uppgift om F-skatt och dina avtalsvillkor följer med, och du ser när kunden har öppnat offerten – status Visad.
3. Påminnelse: En automation, till exempel ”Påminnelse om offert”, kan gå ut via e-post och sms om kunden inte har svarat.
4. Bokning: När kunden godkänner får offerten status Konverterad och blir en bokning med tjänst, adress, datum, tid och anteckningar. Du kan skicka bokningsbekräftelse till kunden direkt.
5. Instruktioner och checklista: På bokningen lägger du in platsinstruktioner, till exempel ”Nyckel i nyckelskåp, katten får inte gå ut”, och en checklista med kundens moment.
6. Personal: Du lägger till städare på bokningen och skickar e-post eller sms. Bokningarna kan synkas automatiskt med Google Kalender för både administratörer och personal.
7. Utförande: Städaren checkar in och ut på plats, och arbetad tid räknas automatiskt. Vid utcheckningen signerar kunden kundgodkännandet.
8. Löneunderlag: Under Löner ser du antal jobb och total arbetstid per anställd för vald period och kan ladda ner underlaget som PDF.

Under Rapporter ser du intäkter, genomsnittligt jobbvärde och summerat RUT-avdrag. Mer om hur flödet ser ut för städbranschen finns på sidan om OffertBox för städfirmor.

Vilka funktioner behöver städfirman först?

Det beror på vilken sorts städning ni gör. Hemstädning kräver främst schema och instruktioner, flyttstädning kräver tydliga offerter och avslut, och kontorsstädning kräver rutiner för återkommande avtal.

Inriktning	Prioritera först	Varför
Hemstädning	Schema, platsinstruktioner, checklista per kund, in- och utcheckning	Många återkommande besök och ersättare vid sjukdom
Flyttstädning	Snabba offerter med RUT, påminnelser, kundgodkännande	Hög konkurrens om varje förfrågan och risk för reklamation efter besiktning
Kontorsstädning	Återkommande bokningar, checklistor, löneunderlag	Kvällsarbete, fasta rutiner och avtal utan RUT
Blandat	Hela kedjan i ett system	Olika tjänster kräver olika flöden, men samma personal

Flyttstädning är den tjänst där kundgodkännande gör störst skillnad. Kunden bekräftar vid utcheckningen att städningen är utförd och kontrollerad innan städaren lämnade, vilket ger ett tydligt utgångsläge om frågor dyker upp efter besiktningen.

Hur väljer man program för städfirma?

Testa med riktiga kunder, riktiga instruktioner och minst en av dina städare. Det är städaren som använder programmet flest gånger per dag, så det måste fungera för henne eller honom.

• Hur lägger du upp en kund som städas varannan vecka, och hur flyttar du ett enskilt besök?
• Följer platsinstruktionerna med om du byter städare?
• Går det att ha en checklista per bokning med kundens egna moment?
• Kan städaren checka in och ut på plats, och räknas tiden automatiskt?
• Blir tiden löneunderlag per anställd och period?
• Räknas RUT på arbetskostnaden i offerten?
• Kan kunden godkänna offerten digitalt?
• Kan kunden signera vid avslutat uppdrag?
• Synkar schemat med den kalender personalen redan använder?
• Hur skickas meddelanden till personal och kund – e-post, sms eller båda?
• Hur fungerar support och vilka säkerhetsinställningar finns, till exempel tvåfaktorsautentisering?

Hur inför man ett nytt program i städfirman?

Börja med de återkommande kunderna och personalen, och flytta över nya offerter från ett bestämt datum. Två till fyra veckor är rimligt för en mindre firma.

1. Grunden: Fyll i företagsuppgifter, F-skatt, logga och betalningsuppgifter som Swish och bankgiro.
2. Tjänster och villkor: Lägg upp tjänsterna med RUT och skriv avtalsvillkor om avbokning, nycklar, reklamation och vad som gäller om RUT nekas.
3. Kunder och instruktioner: För in de återkommande kunderna med platsinstruktioner och checklistor – det är här det mesta av arbetet ligger.
4. Personal: Lägg till städarna och gå igenom in- och utcheckning och kundgodkännande med dem på plats hos en kund.
5. Parallell månad: Jämför första månadens löneunderlag med hur ni räknat tidigare, och rätta rutinerna där det skiljer.

Är du i uppstartsfasen, läs också guiden om att starta städfirma – då kan du bygga rutinerna i programmet från första kunden.

Vilka misstag gör städfirmor när de byter program?

De flesta problem uppstår när det gamla och det nya systemet lever sida vid sida för länge, eller när personalen inte är med från början.

• Instruktionerna flyttas inte över. Kunden märker direkt om ersättaren inte vet att sovrummet ska lämnas orört. Lägg tid på platsinstruktioner och checklistor innan du flyttar schemat.
• Schemat finns kvar i kalkylarket. Så länge någon uppdaterar det gamla schemat parallellt kommer uppgifterna att skilja sig åt. Bestäm ett datum då det gamla arket slutar gälla.
• Städarna får ingen genomgång. Visa in- och utcheckning och kundgodkännande på plats, inte i ett mejl.
• Tjänsterna är för detaljerade. Tjugo varianter av hemstädning gör offerterna svåra. Börja med ett fåtal tjänster och använd checklistan för kundens detaljer.
• Ingen följer upp tiden. Den faktiska tiden per kund är guld för prissättningen – titta på den varje månad.

Om du i dag planerar personalen i ett kalkylark och vill se var gränserna går, läs guiden om att planera personal i Excel.

Hur hjälper ett program städfirman att växa?

Ett program skapar inga kunder i sig, men det tar bort flaskhalsarna som hindrar dig från att ta emot fler. När offerter, schema och löneunderlag inte längre kräver dina kvällar kan du lägga tiden på försäljning och kvalitet.

Tre saker gör störst skillnad för tillväxten. Den första är snabba offerter med pris efter RUT, eftersom kunden som ska ha flyttstädning ofta tar in flera offerter samma dag. Den andra är uppföljning av obesvarade offerter, som kan skötas automatiskt. Den tredje är jämn kvalitet, som gör att kunderna stannar och rekommenderar dig vidare.

Under Rapporter i OffertBox ser du offertkonverteringsgrad och orsaker till avvisade offerter. Det visar om du förlorar affärer på pris, på tider eller på något annat. Fler konkreta sätt att växa finns i guiden om att få fler kunder till städfirman.

Vad kostar ett program för städfirma?

Kostnaden är oftast en månadsavgift som beror på antal användare, offerter eller bokningar. Jämför den med tiden du lägger på schema och löneunderlag i dag och med vad en tappad fast kund är värd över ett år.

I OffertBox finns paketen Start för 1 499 kr/mån, Team för 3 995 kr/mån och Business för 6 995 kr/mån, exklusive moms. De skiljer sig i hur många offerter, bokningar och administratörer som ingår, och du kan testa gratis i 14 dagar. Se priser och paket för detaljer.

Tänk också på att programmet inte ersätter en genomtänkt prissättning. Om timpriset inte täcker restid mellan kunderna hjälper ingen programvara. Metoden för att räkna fram timpriset finns i guiden om timpris för städning.

Vanliga frågor om program för städfirma

Behöver en liten städfirma ett program?

Om du städar själv åt ett fåtal kunder kan en kalender och en offertmall räcka. När du har anställda, ersättare och återkommande besök brukar ett samlat program spara tid och minska missar.

Kan jag testa OffertBox gratis?

Ja, OffertBox har en gratis provperiod på 14 dagar. Lägg upp några riktiga kunder och låt en städare testa in- och utcheckning.

Hur fungerar löneunderlaget i OffertBox?

Städarna checkar in och ut på plats och arbetad tid räknas automatiskt. Under Löner ser du antal jobb och total arbetstid per anställd för vald period, och kan ladda ner underlaget som PDF.

Kan städaren se portkod och instruktioner i förväg?

Ja, platsinstruktioner och checklista läggs på bokningen, och du kan skicka information till personalen via e-post eller sms direkt från bokningen.

Varför ska kunden signera efter städningen?

Ett kundgodkännande vid utcheckningen visar att tjänsten är utförd och kontrollerad innan städaren lämnade. Det minskar diskussioner i efterhand, särskilt vid flyttstädning.

Hur räknas RUT i offerten?

RUT är 50 % av arbetskostnaden. I OffertBox markerar du tjänsten med RUT (50 %) så att kundens pris efter avdrag framgår. Kontrollera aktuella regler hos Skatteverket.

Källor och mer information: Skatteverket (RUT-avdrag, F-skatt).