Vilka personaluppgifter kan jag registrera – och vilka behövs?
Kort svar
För varje medarbetare kan du registrera fullständigt namn, e-postadress, visningsnamn, personnummer, telefon, profilbild, roll, tilldelade tjänster samt semester och ledighet. Bara namn och e-post krävs. Fyll i det som behövs för planering och kontakt – och inget mer än företaget faktiskt använder.
Personaluppgifter är personuppgifter. Därför lönar det sig att tänka efter: vilka uppgifter behöver ni för att bemanna jobb, kontakta personalen och ta fram löneunderlag? Den här guiden hjälper dig att välja rätt nivå.
Vilka uppgifter finns – och vad används de till?
| Uppgift | Krävs | Syns eller används |
|---|---|---|
| Fullständigt namn | Ja | Personallistan, bokningar, Schema och löneunderlag. |
| E-postadress | Ja | Inloggning och e-post när personen tilldelas nytt jobb. |
| Visningsnamn | Nej | Ett kortare namn i appen, till exempel "Anna A". |
| Personnummer | Nej | Företagets egen personaladministration. |
| Telefon | Nej | När du skickar SMS till personal från en bokning. |
| Profilbild | Nej | Kolumnen Bild i listan – lättare att känna igen rätt person. |
| Roll | Ja | Styr behörigheter och vad personen ser. |
| Tilldelade tjänster | Rekommenderas | Vilka jobb personen kan bemannas på. |
| Semester & ledighet | Nej | Planering och bokning. |
Vilka uppgifter bör jag fylla i?
Det beror på hur ni arbetar. Här är tre vanliga nivåer:
Namn, e-post och roll. Räcker för en kontorsanställd som bara hanterar offerter.
Lägg till telefon och tilldelade tjänster, så kan du skicka SMS och bemanna rätt jobb.
Lägg även in semester och ledighet så att du inte bokar någon som är borta.
Tips: För ett städbolag med många timanställda gör telefonnummer och tjänster störst skillnad i vardagen. Personnummer behövs sällan i OffertBox om ni redan har det i ert lönesystem.
Hur hanterar jag personuppgifterna på ett säkert sätt?
- Spara bara uppgifter som företaget har ett tydligt behov av.
- Håll uppgifterna aktuella – uppdatera telefon och e-post när de ändras.
- Ge administratörsroll bara till personer som behöver se och ändra personaluppgifter.
- Följ företagets egna rutiner för personuppgifter och GDPR.
Bra att veta: Kunders personnummer är en annan sak – det behövs i offerter och bokningar för RUT- och ROT-avdrag. Medarbetarens personnummer är alltid valfritt.
Vanliga frågor
Måste jag fylla i personnummer för mina anställda?
Nej. Personnummer är valfritt för medarbetare. Fyll bara i det om ni har ett behov av det i OffertBox.
Kan jag komplettera uppgifterna senare?
Ja. Öppna medarbetaren från sidan Personal och lägg till till exempel telefon eller ledighet när det behövs.
Nästa steg
- Lägg till en ny anställd – steg för steg i formuläret.
- Roller för anställda – vem ska ha vilken behörighet?
- Bästa praxis för kontosäkerhet – egna konton och rätt roller.
Tack för din feedback!