Hur hänger personal, bokningar och Schema ihop i OffertBox?
Kort svar
En medarbetare som finns under Personal kan tilldelas bokningar via Lägg till personal i bokningens detaljvy. Bokningen syns då i Schema med personen under TEAM, och när medarbetaren checkar in och ut räknas arbetstiden in i Löneunderlag. En bokning kan ha flera medarbetare.
Den här guiden visar helheten: hur uppgifterna du lägger in om personalen följer med hela vägen från planering till utfört jobb och löneunderlag – till exempel för en flyttfirma som skickar ett team på tre till en villaflytt.
Hur går flödet från anställd till löneunderlag?
- Skapa medarbetaren under Personal med rätt roll och tilldelade tjänster.
- Öppna bokningen och klicka på Lägg till personal under Personal i detaljvyn.
- Informera teamet med Skicka e-post till personal eller Skicka SMS till personal.
- Följ upp i Schema, där bokningen visas med tid, tjänst, kund och status.
- Medarbetaren checkar in och ut på plats – arbetstiden räknas automatiskt och syns under Löner.
Var syns personalen i Schema?
I Schema finns flera sätt att se vem som gör vad:
Panelen till höger visar kommande uppdrag med tjänst, kund, datum, adress och TEAM.
Kolumnen Personal visar vem som är tilldelad. Filtrera med Alla medarbetare för att se en persons jobb.
Månad, Vecka och Dag ger överblick över hur tätt teamet är bokat.
Tips: Filtrera bokningslistan på en medarbetare innan du lägger till personal på ett nytt jobb. Då ser du direkt om personen redan har något inbokat samma dag.
Kan flera personer jobba på samma bokning?
Ja. Lägg till flera medarbetare med Lägg till personal för att bygga ett team. Det passar större uppdrag som flyttar, storstädningar eller byggjobb. Arbetstiden visas per anställd i löneunderlaget.
Vad ser respektive medarbetare?
Administratörer och säljare kan få överblick över samtliga bokningar i Schema, medan vanlig personal fokuserar på de jobb de är tilldelade. Rollen du valde under Personal styr alltså vad som syns.
Bra att veta: En bokning utan personal visas som Ej tilldelad i bokningslistan. Gå igenom dem regelbundet så att inget jobb blir obemannat.
Vanliga frågor
Får medarbetaren besked när hen tilldelas ett jobb?
Ja, det finns en notifieringsmall E-post till Anställd för när någon tilldelas ett nytt jobb. Du kan också skicka e-post eller SMS direkt från bokningen.
Syns bokningarna i medarbetarens Google Kalender?
Om ni har anslutit Google Kalender under Integrationer synkas bokningarna automatiskt för administratörer och personal.
Nästa steg
- Tilldela eller byt personal på en bokning – steg för steg.
- Bokningslistan i Schema – sök och filtrera per medarbetare.
- Så fungerar löneunderlaget – från incheckning till PDF.
- Synka bokningar med Google Kalender – jobben i mobilens kalender.
Tack för din feedback!