Notifieringsmallar i OffertBox – vilka e-postmeddelanden skickas och när?
Kort svar
Notifieringsmallarna är de standardmejl OffertBox skickar automatiskt till kunder, anställda och administratörer – till exempel offerten, bokningsbekräftelsen och tackmejlet efter jobbet. Du hittar dem under Inställningar › Notifieringar, där varje mall kan slås på eller av och redigeras.
För en flyttfirma eller ett städföretag är mejlen ofta kundens första och sista intryck. Med rätt mallar får kunden rätt besked i varje steg – utan att du behöver skriva ett enda mejl manuellt.
Vad innehåller alla mejl automatiskt?
Alla e-postmeddelanden från notifieringsmallarna får automatiskt din logotyp, dina varumärkesfärger och ditt avsändarnamn. Längst ned visas alltid en fast sidfot: Skickat via Offert Box. Sidfoten kan inte tas bort.
- Logotyp från Inställningar › Varumärke
- Profilfärg för knappar och accenter
- Ditt företagsnamn som avsändarnamn
- Fast sidfot "Skickat via Offert Box"
Vilka notifieringsmallar finns?
Mallarna är grupperade efter var i arbetsflödet de skickas. Tabellen visar alla mallar, vem som får dem och när.
| Grupp | Mall | Mottagare | När skickas den? |
|---|---|---|---|
| Offert | Offert till Kund | Kund | När en ny offert skapas och skickas |
| Offert | Påminnelse om Offert | Kund | 24 timmar efter att en offert skickats |
| Offert | E-post till Kund (Offert godkänd) | Kund | När kunden har godkänt offerten |
| Chatt | Nytt chattmeddelande | Anställd | När en anställd som är offline får ett chattmeddelande |
| Ny Bokning | E-post till Admin | Administratör | När en ny bokning skapas |
| Ny Bokning | E-post till Kund (Bekräftelse) | Kund | När bokningen bekräftats och personal tilldelats |
| Ny Bokning | E-post till Anställd | Anställd | När den anställda tilldelas ett nytt jobb |
| Generellt | Generell kommunikation | Kund | Vid manuella utskick |
| Slutfört Jobb | Jobb Utfört – Väntar på Godkännande | Administratör | När jobbet är klart för granskning |
| Slutfört Jobb | Arbete Godkänt | Anställd | När utfört arbete godkänns |
| Slutfört Jobb | Arbete Avvisat (Åtgärd krävs) | Anställd | När utfört arbete avvisas och behöver åtgärdas |
| Slutfört Jobb | E-post till Kund (Jobb slutfört & Tack) | Kund | När jobbet är slutfört |
| Slutfört Jobb | E-post till Kund (Begäran om betyg) | Kund | När kunden ombeds lämna betyg efter jobbet |
Hur följer mejlen ett typiskt uppdrag?
Så här ser det ut för en flyttstädning hos Anna Andersson, från offert till betyg:
Vad kan jag göra med en mall?
Varje mall har en egen rad med en brytare och en redigeringsknapp.
Stäng av mallar du inte vill använda, till exempel om du själv ringer kunden efter jobbet.
Anpassa ämnesrad och text så att tonen passar ditt företag.
Låt kundens namn, offertnummer och länk fyllas i automatiskt.
Tips: Gå igenom alla mallar innan du skickar din första riktiga offert. Läs dem som om du vore kunden – stämmer tonen med hur ni pratar i telefon?
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mot Automationer?
Notifieringsmallarna är de fasta standardmejlen i systemet. Under Automationer bygger du egna flöden där du själv väljer fördröjning, mottagare och kanal (e-post, SMS eller båda).
Vilken e-postserver skickar mejlen?
Mejlen skickas med den e-postmetod du valt under Integrationer, till exempel OffertBox e-postserver.
Nästa steg
- Slå på eller av en notifieringsmall – bestäm vilka mejl som ska gå ut.
- Redigera en notifieringsmall – anpassa ämne och text.
- Variabler i notifieringsmallar – gör mejlen personliga automatiskt.
- Profilfärg för e-post – matcha mejlen med ert varumärke.
Tack för din feedback!