Notifieringar för chatt och nya bokningar – vem får vilket mejl?
Kort svar
Gruppen Chatt har en mall som mejlar en anställd som är offline när ett nytt chattmeddelande kommer. Gruppen Ny Bokning har tre mallar: till admin när en bokning skapas, till kunden när bokningen bekräftats och personal tilldelats, och till den anställda som tilldelas jobbet.
När en städfirma får en ny bokning behöver tre personer veta om den: du som planerar, kunden som väntar och städaren som ska utföra jobbet. De här mallarna ser till att alla får rätt besked vid rätt tillfälle.
Vilka mallar finns för chatt och bokningar?
| Mall | Grupp | Mottagare | Skickas när |
|---|---|---|---|
| Nytt chattmeddelande | Chatt | Anställd | Den anställda får ett chattmeddelande men är offline |
| E-post till Admin | Ny Bokning | Administratör | En ny bokning skapas |
| E-post till Kund (Bekräftelse) | Ny Bokning | Kund | Bokningen har bekräftats och personal tilldelats |
| E-post till Anställd | Ny Bokning | Anställd | Den anställda tilldelas ett nytt jobb |
Hur ser flödet ut för en ny bokning?
Exempel: Erik Eriksson godkänner en offert på flyttstädning hos Städ & Glans i Malmö.
Bra att veta: Kundens bekräftelse skickas när bokningen är bekräftad och personal är tilldelad. Tilldela därför personal i bokningen innan du räknar med att kunden fått besked.
Varför mejlas anställda om chattmeddelanden?
Den interna Chatten i OffertBox fungerar i appen. Är en anställd offline – till exempel ute på ett jobb – får hen i stället ett mejl om att ett nytt meddelande väntar. Då missas inga frågor om portkoder eller ändrade tider.
Vad bör stå i mejlen?
Kort och sakligt: vilken tjänst, vilken kund och vilket datum. Du vill kunna agera snabbt.
Tydligt och tryggt: att bokningen är bekräftad, när ni kommer och vem de kan kontakta.
Praktiskt: påminn om att kolla adress, platsinstruktioner och checklista i bokningen.
Tips: Skriv personalmejlen på enkel svenska. Alla i teamet har inte svenska som förstaspråk, och korta meningar minskar missförstånd.
Vanliga frågor
Kan jag skicka bokningsbekräftelsen manuellt?
Ja. På bokningens detaljsida finns knappen Skicka bokningsbekräftelse.
Kan jag också skicka SMS till personalen?
Ja, från bokningen med Skicka SMS till personal. Notifieringsmallarna gäller e-post.
Nästa steg
- Skicka bokningsbekräftelse till kund – manuellt från bokningen.
- Tilldela eller byt personal – det som utlöser mejlet till anställd.
- Notiser och intern chatt – så fungerar chatten i appen.
- Alla notifieringsmallar – full översikt.
Tack för din feedback!