Platsinstruktioner eller interna anteckningar – vad skriver jag var?
Kort svar
Platsinstruktioner är praktisk information som personalen behöver på plats, till exempel portkod, våning och parkering. Interna anteckningar är noteringar för företaget själv, till exempel överenskommelser med kunden eller saker att följa upp. Båda fylls i när du skapar bokningen, och platsinstruktionerna kan uppdateras på bokningens detaljsida.
Den vanligaste orsaken till en försenad morgon är en stängd port. Tydliga platsinstruktioner gör att flyttteamet eller städaren kommer in direkt, medan interna anteckningar håller ordning på det som kontoret behöver veta.
Vad är skillnaden?
Till personalen. Hur de hittar och tar sig in, och vad de behöver veta om platsen.
Till företaget. Administrativa noteringar om bokningen, inte text riktad till kunden.
Vad skriver jag i platsinstruktionerna?
- Portkod och eventuell porttelefon.
- Våning, lägenhetsnummer och vilken dörr.
- Var nyckeln finns om kunden inte är hemma.
- Parkering, lastzon eller hiss – viktigt vid flytt.
- Husdjur, larm eller annat som påverkar jobbet.
Exempel: "Portkod 1234, översta våningen, dörr till vänster. Nyckel i nyckelskåp vid entrén, kod 5678. Katt i lägenheten – stäng balkongdörren."
Vad skriver jag i de interna anteckningarna?
| Bra exempel | Varför internt |
|---|---|
| "Stamkund, 10 % rabatt enligt avtal." | Pris- och avtalsinfo är inget personalen behöver på plats. |
| "Kunden vill bli uppringd 30 min innan." | Påminnelse till den som samordnar jobbet. |
| "Följ upp med offert på fönsterputs efter jobbet." | Säljuppföljning för kontoret. |
Tips: Tänk "vad behöver den som står utanför porten veta?". Allt det hör hemma i platsinstruktionerna. Resten är interna anteckningar.
Hur uppdaterar jag platsinstruktionerna i efterhand?
- Öppna bokningen från Bokningar eller Schema.
- Gå till rutan Platsinstruktioner på detaljsidan.
- Skriv eller ändra texten, till exempel en ny portkod.
- Klicka på Spara.
Bra att veta: Ändras något nära inpå jobbet kan du också skicka e-post eller SMS till personalen direkt från bokningen, så att de säkert ser den nya informationen.
Vanliga frågor
Ser kunden platsinstruktionerna?
Platsinstruktionerna är till för personalen och hanteras inne i bokningen. Skicka viktig information till kunden via Maila Kund eller Skicka SMS i stället.
Var ser jag att en bokning kom från en offert?
I bokningsdetaljerna står anteckningen Skapad från offert #OF-… när bokningen skapats automatiskt.
Nästa steg
- Skapa en checklista för ett jobb – moment som inte får glömmas.
- Skicka information till personal – när något ändras sent.
- Bokningens detaljsida – alla delar av en bokning.
Tack för din feedback!