Automationer i OffertBox – vad kan du automatisera med e-post och SMS?
Kort svar
Automationer är regler som skickar e-post och/eller SMS automatiskt när en händelse inträffar, till exempel när en offert skapas. Du väljer en mall, ställer in hur länge systemet ska vänta, vem som ska få meddelandet och via vilken kanal. Sedan sköter OffertBox uppföljningen åt dig.
För en flyttfirma eller städföretag som skickar många offerter i veckan är uppföljningen ofta det som faller bort. En automation ser till att ingen kund glöms bort – även när du själv står på ett jobb.
Hur fungerar en automation?
Varje automation följer samma fyra steg: något händer, systemet väntar, ett meddelande skickas och resultatet sparas i loggen.
Meddelandena skickas via de tjänster du har ställt in under Integrationer: e-post via SMTP/Mailgun (eller OffertBox e-postserver) och SMS via Twilio.
Vad visas på sidan Automationer?
Sidan heter Automationer med underrubriken "Hantera automatiska arbetsflöden för e-post och SMS via SMTP/Mailgun och Twilio". Alla dina automationer visas i en tabell:
| Kolumn | Vad den visar |
|---|---|
| Titel | Namnet på automationen, till exempel "Påminnelse om offert". |
| Trigger | Händelsen som startar den, till exempel "Offert skapad". |
| Kanal | Hur meddelandet skickas, till exempel "E-post & SMS". |
| Status | Ett reglage som visar om automationen är aktiv eller inte. |
| Åtgärder | Redigera eller hantera automationen. |
Uppe till höger finns knapparna Loggar (historik över skickade meddelanden) och Ny Automation.
Vilka automationsmallar finns?
När du klickar på Ny Automation öppnas Välj en automationsmall. Där finns två färdiga mallar:
Påminn kunden om en obesvarad offert via e-post och/eller SMS. Passar alla som skickar offerter och vill öka andelen godkända.
Få ett meddelande när kunden öppnar offerten. Då vet du när det är rätt läge att ringa.
Vad kan du ställa in i en automation?
- Grundinställningar – titel och beskrivning.
- Fördröjning – hur länge systemet väntar efter triggern (Vänta + Enhet, t.ex. 24 Timmar).
- Åtgärd – Mottagare (t.ex. Kund) och Kanal (E-post, SMS eller Både).
- Ämne och Innehåll – e-postmeddelandet, med HTML-editor.
- SMS Innehåll – den korta texten som skickas som SMS.
- Variabler som {{customerName}} och {{quoteLink}} som fylls i automatiskt.
- Status – Aktiv eller Inaktiv.
Tips: Börja med en enda automation – en offertpåminnelse efter 24 timmar – och följ upp i Loggar under en vecka innan du lägger till fler.
Automationer eller notifieringsmallar – vad är skillnaden?
Under Inställningar › Notifieringar finns standardmejl som OffertBox skickar, till exempel Påminnelse om Offert 24 timmar efter att en offert skickats. Dem kan du slå på, stänga av och redigera. En automation är i stället ditt eget flöde där du själv väljer fördröjning, mottagare och kanal – även SMS.
Bra att veta: Kontrollera att e-post och SMS är konfigurerade under Integrationer innan du aktiverar en automation. Hur många SMS som ingår beror på din plan.
Vanliga frågor
Kostar automationer extra?
Automationerna i sig ingår. E-post kostar inget extra, medan SMS debiteras enligt din plan om du använder System-SMS.
Kan jag stänga av en automation tillfälligt?
Ja. Slå av reglaget i kolumnen Status. Inställningarna sparas och du kan aktivera den igen när du vill.
Nästa steg
- Skapa en ny automation steg för steg – från mall till aktiv automation.
- Automationen Påminnelse om offert – den vanligaste automationen.
- Bra arbetssätt för automationer – undvik för många och för tidiga meddelanden.
- Integrationer – översikt – ställ in e-post och SMS först.
Tack för din feedback!