Hur skapar jag en ny automation i OffertBox? Steg för steg
Kort svar
Gå till Automationer och klicka på Ny Automation. Välj en mall, till exempel Påminnelse om offert. Fyll i titel, fördröjning, mottagare och kanal, skriv ämne, e-posttext och SMS-text, sätt status till Aktiv och klicka på Spara ändringar.
Att sätta upp en automation tar några minuter, men sparar tid varje vecka. Ett städföretag kan till exempel låta alla obesvarade offerter få en vänlig påminnelse dagen efter – utan att någon behöver komma ihåg det.
Innan du börjar
- E-post är inställd under Integrationer (OffertBox e-postserver fungerar direkt).
- Om du vill skicka SMS: SMS-notifieringar är aktiverat under Integrationer.
- Du vet vad automationen ska uppnå, till exempel "fler svar på offerter".
Så skapar du automationen
- Öppna Automationer i menyn under SYSTEM och klicka på Ny Automation.
- Välj en automationsmall: Påminnelse om offert eller Admin-notis vid offertvisning. Mallen bestämmer triggern.
- Fyll i Grundinställningar: en tydlig Titel och en kort Beskrivning så att kollegor förstår vad den gör.
- Ställ in Fördröjning: skriv ett värde i Vänta och välj Enhet, till exempel 24 Timmar.
- Välj Åtgärd: Mottagare (t.ex. Kund) och Kanal (E-post, SMS eller Både).
- Skriv meddelandet: Ämne och Innehåll för e-posten, och SMS Innehåll om du skickar SMS. Använd variabler som {{customerName}} och {{quoteLink}}.
- Sätt status till Aktiv och klicka på Spara ändringar.
Så ser redigeringsvyn ut
Tips: Skapa först automationen med status Inaktiv, gör en testoffert till dig själv som kund och aktivera sedan. Då ser du exakt hur meddelandet ser ut hos kunden.
Hur vet jag att automationen fungerar?
Klicka på Loggar på sidan Automationer. Där ser du vilka meddelanden som har skickats, till vem och om något gick fel. Ser du inga rader efter fördröjningen har triggern troligen inte inträffat ännu.
Bra att veta: Mallarna har färdiga texter. Anpassa dem till ert tonläge – en fönsterputsare i Malmö låter sällan som en byggfirma i Stockholm.
Vanliga frågor
Kan jag ha flera automationer med samma mall?
Ja, om du vill ha olika flöden, till exempel en påminnelse via e-post efter 24 timmar och ett SMS senare. Håll dock antalet lågt så att kunden inte upplever det som tjat.
Kan jag ändra en automation efteråt?
Ja. Öppna den via Åtgärder i listan, ändra och klicka på Spara ändringar.
Nästa steg
- Ställ in fördröjning – välj rätt väntetid.
- Variabler i automatiska meddelanden – gör texten personlig.
- Automationsloggar – kontrollera vad som har skickats.
- Konfigurera e-postutskick – om e-posten inte är inställd än.
Tack för din feedback!