Checklista innan du börjar skicka offerter till riktiga kunder
Kort svar
Innan du skickar första offerten till en riktig kund: kontrollera att företagsuppgifter och logotyp stämmer, att tjänsterna har rätt pris, skattetyp och varaktighet, att avtalsvillkoren är klara, att e-post och SMS är testade och att personalen kan logga in. Gör sedan en testoffert till dig själv hela vägen till bokning.
Det här är din kvalitetskontroll före go-live. Ett stavfel i företagsnamnet eller fel RUT-inställning syns för varje kund – och det är mycket lättare att rätta nu än efter femtio skickade offerter. Räkna med cirka 20 minuter.
1. Ser företaget rätt ut för kunden?
- Företagsnamn, e-post och telefon är rättstavade under Inställningar › Företagsinformation.
- Organisationsnummer och Momsreg.nr är ifyllda.
- Godkänd för F-skatt är ikryssad om det gäller er – den visas på offerterna.
- Swishnummer eller PlusGiro/BankGiro är ifyllt om kunden ska se betalningsuppgifter.
- Logotypen ser skarp ut och profilfärgen matchar er grafiska profil.
2. Stämmer tjänsterna?
- Varje tjänst har rätt Skatt-typ – RUT, ROT eller Ingen. Flyttstädning är RUT, badrumsrenovering ROT.
- Varaktighet (min) är realistisk, så att schemat inte blir överbokat.
- Adresstyp är rätt – flytt behöver ofta två adresser.
- Tjänster som inte ska användas än har status inaktiv.
3. Är offertflödet klart?
- Minst ett Avtalsvillkor finns, till exempel Betalningsvillkor och Avbokning.
- Mallen Offert till Kund under Inställningar › Notifieringar är aktiv och texten låter som ni.
- Du har bestämt om Påminnelse om Offert ska skickas.
4. Fungerar utskicken?
- Testmejl från Integrationer › E-postnotifieringar har kommit fram (kolla även skräpposten).
- Test-SMS har kommit fram om ni använder SMS, och avsändarnamnet ser rätt ut.
- Google Kalender är ansluten om ni planerar i den.
5. Är teamet redo?
- Alla som ska jobba i appen har fått inbjudan och har Konto status Verifierad under Personal.
- Varje person har rätt Roll och rätt Tilldelade tjänster.
- Personalen vet hur de checkar in och ut på jobbet.
- Du har aktiverat Tvåfaktorsautentisering (2FA) för ditt administratörskonto.
6. Genrepet: testa hela flödet
Går genrepet igenom utan överraskningar är du redo. Kontrollera efteråt att händelserna syns under Inställningar › Systemlogg med status OK.
Tips: Be en kollega öppna testofferten på mobilen. De flesta privatkunder godkänner offerter från telefonen, så det är där offerten måste se bäst ut.
Viktigt: Radera testbokningar och testofferter när du är klar, så att de inte syns i Rapporter och påverkar dina siffror. Radering går inte att ångra – dubbelkolla att det är rätt post.
Nästa steg
- Testa OffertBox innan första kunden – så gör du genrepet steg för steg.
- Från lead till slutfört jobb – hela arbetsflödet när du är live.
- Vad bör jag konfigurera först? – om du inte har kommit så långt än.
Tack för din feedback!