Från lead till slutfört jobb – hela arbetsflödet i OffertBox
Kort svar
I OffertBox följer samma information med jobbet hela vägen: du hittar eller registrerar en kund, skickar en offert, kunden godkänner digitalt och en bokning skapas automatiskt. Du tilldelar personal, de checkar in och ut på plats, kunden signerar ett kundgodkännande och arbetstiden blir löneunderlag. Allt syns sedan i Rapporter.
Den största vinsten med OffertBox är att du slipper skriva in samma uppgifter flera gånger. Här följer vi ett verkligt exempel: Lindqvist Flytt AB får en förfrågan från Anna Andersson om flytt och flyttstädning av en trea i Malmö.
1. Hur fångar jag kunden?
Privatkunder kommer oftast via telefon, mejl eller hemsidan. Företagskunder kan du också hitta själv i Lead Center genom att söka på plats, radie och bransch. Du kan lägga in kunden under Kunder › Lägg till kund eller fylla i uppgifterna direkt i offerten.
2. Hur skickar jag offerten?
Under Offerter › Skapa offert fyller Lindqvist Flytt i Annas uppgifter, kryssar i Använd skattavdrag och anger personnummer för RUT. Offertraderna blir Flytt 3 rok och Flyttstädning. Som valfri tilläggstjänst läggs Fönsterputs till – Anna kan själv välja till den innan hon godkänner. Betalnings- och avbokningsvillkor väljs under Avtalsvillkor. Sedan: Skapa & Skicka Offert.
3. Hur vet jag att kunden har läst offerten?
När Anna öppnar länken ändras statusen till Visad. Med automationen Admin-notis vid offertvisning får du besked direkt, och Påminnelse om offert kan påminna Anna via e-post och/eller SMS om hon inte svarar. Det perfekta läget att ringa är när offerten precis har blivit Visad.
4. Vad händer när kunden godkänner?
Anna väljer till fönsterputsen och godkänner. Offerten blir Konverterad och en bokning skapas automatiskt med alla rader, adresser, RUT-avdrag och Annas personnummer. Ingenting behöver skrivas om.
5. Hur planerar jag jobbet?
- Öppna bokningen och klicka på Lägg till personal – till exempel Erik Eriksson och en kollega.
- Fyll i Platsinstruktioner med portkod och våning.
- Lägg till Checklista-uppgifter som ”Montera ner säng” och ”Rengör ugn”.
- Sätt status Bekräftad och klicka på Skicka bokningsbekräftelse.
Jobbet syns nu i Schema och, om det är anslutet, i Google Kalender.
6. Vad händer på plats?
Erik checkar in när han kommer och checkar ut när jobbet är klart. Arbetstiden räknas automatiskt i timmar och minuter. Vid utcheckningen signerar Anna ett Kundgodkännande – en bekräftelse på att jobbet är utfört och kontrollerat utan synliga anmärkningar. Bokningen får status Utcheckad.
Tips: Kundgodkännandet är ditt bästa skydd mot klagomål som dyker upp veckor senare. Skapa gärna en egen mall per tjänstetyp under Kundgodkännande.
7. Vilka meddelanden går ut efter jobbet?
| Notifieringsmall | Går till |
|---|---|
| Jobb Utfört – Väntar på Godkännande | Administratör – jobbet är klart för granskning |
| Arbete Godkänt / Arbete Avvisat (Åtgärd krävs) | Anställd |
| E-post till Kund (Jobb slutfört & Tack) | Kunden |
| E-post till Kund (Begäran om betyg) | Kunden – betyget syns under Betyg |
8. Hur följer jag upp?
Eriks arbetade tid blir löneunderlag per period, som PDF.
Annas betyg och kommentar samlas under INSIKTER.
Intäkter, summerat RUT-avdrag och offertkonverteringsgrad.
Bra att veta: Allt som händer loggas i bokningens Tidslinje & Kommentarer och i Inställningar › Systemlogg, så du kan alltid se vem som gjorde vad och när.
Nästa steg
- Skapa Ny Offert – alla fält – bygg offerter som säljer mer.
- Kundgodkännande efter utfört arbete – signering vid utcheckning.
- Automationer – låt påminnelserna sköta sig själva.
- Så fungerar löneunderlag – från incheckning till PDF.
Tack för din feedback!