Vad händer när kunden godkänner en offert i OffertBox?
Kort svar
När kunden godkänner offerten ändras statusen till Konverterad och OffertBox skapar automatiskt en bokning. Tjänster, priser, adress och kunduppgifter följer med från offerten, så du behöver inte skriva in något igen. Nästa steg för dig är att tilldela personal och skicka en bokningsbekräftelse.
Det här är ögonblicket då försäljningen blir ett jobb. För en flyttfirma eller ett städbolag betyder det att allt kunden sa ja till – adress, RUT-avdrag och eventuella tillägg – redan finns i bokningen när du ska planera.
Vad händer automatiskt när kunden godkänner?
- Offerten byter status till Konverterad och syns under Godkända offerter på sidan Offerter.
- En bokning skapas med tjänst, adress, offertrader, moms och eventuellt RUT- eller ROT-avdrag. I anteckningarna står till exempel ”Skapad från offert #OF-26-0012”.
- Kundens val följer med. Har kunden lagt till valfria tilläggstjänster (upsell) innan godkännandet finns de med i bokningen.
- Godkännandet sparas. På bokningen visas Godkännandeinformation med datum och tid för godkännandet.
- Tidslinjen uppdateras med en systemhändelse, till exempel ”System (via Offert) skapade bokningen”.
Vilka e-postmeddelanden skickas?
Det styrs av dina notifieringsmallar under Inställningar › Notifieringar. De som hör till godkännandet är:
| Mall | Går till | När |
|---|---|---|
| E-post till Kund (Offert godkänd) | Kunden | När kunden har godkänt offerten |
| E-post till Admin (ny bokning) | Administratör | När en ny bokning har skapats |
Båda mallarna kan slås av och på och redigeras. Bokningsbekräftelsen till kunden skickar du själv från bokningen när personal är tilldelad.
Vad ska jag göra efter godkännandet?
- Öppna bokningen via Bokningar eller från Kommande Bokningar på Översikt.
- Kontrollera datum, tid och adress under Bokningsdetaljer och klicka på Redigera om något behöver justeras.
- Klicka på Lägg till personal och välj vem som ska utföra jobbet.
- Byt status till Bekräftad när jobbet är planerat.
- Klicka på Skicka bokningsbekräftelse så att kunden får alla detaljer.
Tips: Lägg in portkod och våning under Platsinstruktioner direkt när bokningen skapas. Då slipper personalen ringa kunden på plats.
Vanliga frågor
Måste jag skapa bokningen själv?
Nej. Bokningen skapas automatiskt när offerten blir Konverterad. Du kan alltid öppna offerten från bokningen med Visa originaloffert.
Hur ser jag att en offert har godkänts?
Den flyttas till gruppen Godkända offerter med status Konverterad. Kortet Godkända offerter på Översikt räknas också upp.
Kan jag ändra priset efter godkännandet?
Prata med kunden först om villkoren ändras. Detaljer som datum, tid och adress kan du redigera direkt i bokningen.
Nästa steg
- Planera din första bokning och tilldela personal – gör jobbet klart för utförande.
- Offertstatusar förklarade – vad Utkast, Skickad, Visad och Konverterad betyder.
- Skicka bokningsbekräftelse till kund – så får kunden alla detaljer.
- Mallarna Påminnelse om Offert och Offert godkänd – anpassa mejlet kunden får.
Tack för din feedback!