Så planerar du din första bokning och tilldelar personal
Kort svar
Din första bokning skapas oftast automatiskt när kunden godkänner en offert. Öppna den under Bokningar, klicka på Lägg till personal och välj vem som ska utföra jobbet. Fyll i platsinstruktioner, sätt status till Bekräftad och klicka på Skicka bokningsbekräftelse. Jobbet syns då i Schema.
En bokning är jobbets arbetsorder. Här samlas allt personalen behöver: tid, adress, vad som ska göras och hur de kommer in. Ju mer du fyller i nu, desto färre samtal blir det under dagen.
Hur gör jag bokningen klar för jobbet?
- Öppna Bokningar under ARBETE och klicka på bokningen. Den från offerten har anteckningen ”Skapad från offert #OF-…”.
- Kontrollera Bokningsdetaljer – tjänst, adress och datum & tid. Klicka på Redigera om något ska ändras.
- Klicka på Lägg till personal och välj en eller flera medarbetare som ska utföra jobbet.
- Fyll i Platsinstruktioner, till exempel ”Portkod 1234, översta våningen, dörr till vänster”, och klicka på Spara.
- Lägg till uppgifter i Checklista om jobbet har moment som inte får glömmas, till exempel ”Rengör ugn” eller ”Ta med extra flyttkartonger”.
- Ändra status i statusmenyn från Väntande till Bekräftad.
- Klicka på Skicka bokningsbekräftelse så att kunden får tid, adress och vad som ingår.
Hur får personalen veta om jobbet?
När du tilldelar personal kan medarbetaren få e-postmeddelandet E-post till Anställd (tilldelas nytt jobb), om mallen är aktiv under Inställningar › Notifieringar. Du kan också skicka information direkt från bokningen:
Bra för längre instruktioner, till exempel material som ska med.
Bra för snabba ändringar samma dag, till exempel ny starttid.
Jobbet syns i kalendern i vyerna Månad, Vecka och Dag.
Tips: Koppla personal till rätt tjänster under Personal innan du börjar boka. Då vet du direkt vem som kan ta vilket jobb, till exempel vilka som gör fönsterputs.
Vad händer när jobbet är utfört?
Personalen checkar in och ut på arbetsplatsen. Arbetad tid räknas automatiskt och blir underlag i Löner. Vid utcheckningen signerar kunden ett Kundgodkännande på plats och bokningen får status Utcheckad.
Vanliga frågor
Kan jag skapa en bokning utan offert?
Ja. Klicka på Skapa bokning under Bokningar eller Lägg till bokning i Schema, till exempel för en stamkund som ringer in.
Syns bokningen i Google Kalender?
Ja, om Google Kalender är ansluten under Integrationer synkas bokningarna automatiskt för administratörer och personal.
Nästa steg
- Tilldela eller byt personal på en bokning – när planen ändras.
- Skapa en bokning manuellt – för jobb utan offert.
- Bokningsstatusar förklarade – Väntande, Bekräftad och Utcheckad.
- Anslut Google Kalender – se jobben i din vanliga kalender.
Tack för din feedback!